Dưới đây là mẫu đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng dùng trong trường hợp một người bị trùng họ tên với ông, bà, cha, mẹ, cô, dì, chú, bác, anh, chị, em hoặc người thân khác và cần xác nhận để tránh nhầm lẫn khi làm hồ sơ nhà đất, thừa kế, hộ tịch, ngân hàng, bảo hiểm, thủ tục hành chính. Khi làm đơn nên kèm theo giấy tờ nhân thân và giấy tờ hộ tịch như căn cước công dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu cũ nếu có, trích lục khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng. Hiện nay, việc cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo hướng dẫn thủ tục hành chính. Luật Hộ tịch 2014 cũng quy định về hộ tịch, quyền, nghĩa vụ, nguyên tắc, thẩm quyền và thủ tục đăng ký hộ tịch.
1. Khi nào cần đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng?
Đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng thường cần thiết khi việc trùng họ tên gây ra nhầm lẫn hoặc có nguy cơ gây nhầm lẫn trong quá trình giải quyết một hồ sơ, thủ tục cụ thể. Trên thực tế, chỉ riêng việc hai người có cùng họ tên chưa chắc đã bắt buộc phải xin xác nhận. Tuy nhiên, nếu sự trùng tên đó làm cho cơ quan, tổ chức hoặc người tiếp nhận hồ sơ không thể xác định chính xác ai là người có quyền, ai là người có nghĩa vụ hoặc ai là người được nhắc đến trong giấy tờ thì việc xin xác nhận là rất cần thiết.
Trường hợp phổ biến nhất là khi làm thủ tục liên quan đến đất đai, nhà ở, tài sản thừa kế. Ví dụ, trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ mua bán, giấy tờ kê khai nguồn gốc đất hoặc hồ sơ địa chính cũ có ghi tên một người nhưng trong họ hàng lại có hai người cùng tên. Khi đó, cơ quan giải quyết hồ sơ có thể yêu cầu làm rõ người được ghi trong giấy tờ là ai. Nếu không xác định chính xác, việc sang tên, nhận thừa kế, tặng cho, chuyển nhượng hoặc giải quyết tranh chấp có thể bị kéo dài. Trong trường hợp này, đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng giúp chứng minh rằng hai người có cùng họ tên nhưng là hai cá nhân khác nhau, có ngày tháng năm sinh, quan hệ nhân thân, nơi cư trú hoặc quá trình sử dụng tài sản khác nhau.
Một trường hợp khác thường gặp là khi giải quyết hồ sơ thừa kế. Trong gia đình, dòng họ có thể có hai người cùng tên, chẳng hạn chú và cháu cùng tên, bác và cháu cùng tên hoặc hai anh em họ cùng tên. Khi lập văn bản khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản hoặc xác định hàng thừa kế, việc trùng tên có thể khiến văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân hoặc cơ quan đăng ký đất đai yêu cầu làm rõ. Nếu trong giấy tờ của người để lại di sản có nhắc đến tên một người thừa kế nhưng không ghi đầy đủ ngày sinh, số giấy tờ tùy thân hoặc quan hệ cụ thể, đơn xin xác nhận trùng tên có thể là một tài liệu hỗ trợ quan trọng để phân biệt đúng người.
Đơn này cũng có thể cần khi thực hiện thủ tục hộ tịch, chứng thực, xác nhận nhân thân. Ví dụ, một người cần chứng minh mình không phải là người được ghi trong một giấy tờ cũ, không phải người có liên quan đến một sự kiện hộ tịch hoặc cần làm rõ quan hệ gia đình trong hồ sơ khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận cha mẹ con, cải chính hộ tịch. Khi tên bị trùng với họ hàng, việc xin xác nhận từ địa phương nơi cư trú hoặc nơi có hồ sơ gốc có thể giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn.
Trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, trợ cấp, chế độ chính sách, việc trùng tên cũng có thể gây ra nhiều rắc rối. Chẳng hạn, một người đi làm thủ tục nhận tiền bảo hiểm, hưởng chế độ người có công, nhận trợ cấp xã hội, làm hồ sơ vay vốn hoặc xác minh tài khoản nhưng bị nhầm với người thân cùng tên. Khi hệ thống hoặc hồ sơ giấy tờ chưa thể hiện đầy đủ thông tin định danh, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung tài liệu chứng minh. Lúc này, đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng giúp làm rõ rằng người yêu cầu và người bị trùng tên là hai người khác nhau.
Ngoài ra, đơn xin xác nhận trùng tên còn có thể được sử dụng trong các giao dịch dân sự khác như mua bán tài sản, vay mượn, ủy quyền, xác nhận nghĩa vụ tài chính, hồ sơ học tập, hồ sơ lao động hoặc các thủ tục hành chính tại địa phương. Dù mỗi trường hợp có cách xử lý khác nhau, điểm chung là người làm đơn cần trình bày rõ thông tin của mình, thông tin của người họ hàng bị trùng tên, mối quan hệ giữa hai bên và mục đích xin xác nhận.
Cần lưu ý rằng cơ quan có thẩm quyền không phải lúc nào cũng xác nhận theo đúng tên gọi “xác nhận trùng tên với họ hàng”. Tùy từng địa phương và từng hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có thể hướng dẫn người dân xin xác nhận nhân thân, xác nhận quan hệ gia đình, trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin cư trú hoặc thực hiện thủ tục cải chính, bổ sung hộ tịch nếu có sai sót trong giấy tờ. Vì vậy, mẫu đơn xin xác nhận trùng tên nên được xem là một văn bản đề nghị, giúp người dân trình bày rõ sự việc để cơ quan có thẩm quyền xem xét hình thức xác nhận phù hợp.
2. Mẫu đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng
Khi viết mẫu đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng, người làm đơn cần bảo đảm văn bản có đầy đủ các nội dung cơ bản gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn, phần kính gửi, thông tin người làm đơn, thông tin người bị trùng tên, quan hệ họ hàng, nội dung cần xác nhận, mục đích xin xác nhận, cam kết và chữ ký. Nếu nộp tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thì nên ghi đúng tên địa phương nơi có thẩm quyền xác nhận hoặc nơi đang quản lý hồ sơ hộ tịch, cư trú của các bên.
Dưới đây là mẫu đơn có thể tham khảo và chỉnh sửa theo từng trường hợp cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúcĐƠN XIN XÁC NHẬN TRÙNG TÊN VỚI HỌ HÀNG
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường ……………………………………………….
Tôi tên là: ………………………………………………………………………………………………..
Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………………..
Số CCCD/CMND: …………………………………. cấp ngày ………./………./………. tại ……………………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ hiện nay: ……………………………………………………………………………………….
Số điện thoại liên hệ: …………………………………………………………………………………Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ủy ban nhân dân xã/phường ………………………………………… xác nhận nội dung sau:
Tôi là ………………………………………………………………………………………………………, có quan hệ họ hàng với ông/bà ………………………………………………………………….
Sinh năm: …………………………………………………………………………………………………
Số CCCD/CMND nếu có: …………………………………………………………………………..
Địa chỉ cư trú: …………………………………………………………………………………………..Hiện nay, tôi và ông/bà ……………………………………………………………………………… có trùng họ và tên, cụ thể cùng mang họ tên là: …………………………………………………………………………………………………………
Tuy nhiên, chúng tôi là hai cá nhân khác nhau, có ngày tháng năm sinh, thông tin nhân thân, quan hệ gia đình và quá trình cư trú khác nhau. Việc trùng họ tên nêu trên có thể gây nhầm lẫn trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, hồ sơ đất đai, hồ sơ thừa kế, hồ sơ ngân hàng hoặc các công việc khác có liên quan.
Vì vậy, tôi kính đề nghị Ủy ban nhân dân xã/phường ………………………………………… xem xét, kiểm tra thông tin nhân thân, hồ sơ hộ tịch, dữ liệu cư trú và các giấy tờ liên quan để xác nhận rằng tôi và ông/bà ……………………………………………………………………………… tuy trùng họ tên nhưng là hai người khác nhau.
Mục đích xin xác nhận: ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..Tôi xin cam đoan những thông tin trình bày trong đơn là đúng sự thật. Nếu có nội dung nào sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Kính mong Quý cơ quan xem xét và xác nhận để tôi có căn cứ thực hiện các thủ tục cần thiết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
……………, ngày ………. tháng ………. năm ……….
Người làm đơn
Ký và ghi rõ họ tên……………………………………..
XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG
Ủy ban nhân dân xã/phường ………………………………………… xác nhận:
Ông/Bà ……………………………………………………………………………………………………
Sinh ngày: ……………………………………………………………………………………………….
Số CCCD/CMND: …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ cư trú: …………………………………………………………………………………………..và ông/bà ………………………………………………………………………………………………..
Sinh ngày: ……………………………………………………………………………………………….
Số CCCD/CMND: …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ cư trú: …………………………………………………………………………………………..có trùng họ và tên là …………………………………………………………………………………. nhưng là hai cá nhân khác nhau.
Việc xác nhận này được lập trên cơ sở thông tin do người yêu cầu cung cấp và hồ sơ, tài liệu hiện có tại địa phương.
……………, ngày ………. tháng ………. năm ……….
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG
CHỦ TỊCH/PHÓ CHỦ TỊCH
Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu
Xem thêm: Mẫu tờ khai thay đổi họ tên (theo mẫu quy định)
Khi sử dụng mẫu đơn trên, người làm đơn cần thay đầy đủ các phần để trống cho phù hợp với hoàn cảnh của mình. Nếu chỉ có một người cần xác nhận thì ghi thông tin của người đó. Nếu có nhiều người trong họ hàng cùng trùng tên, có thể lập bảng hoặc ghi lần lượt từng người để cơ quan có thẩm quyền dễ kiểm tra. Trường hợp người bị trùng tên đã chết nên ghi rõ năm mất nếu biết và kèm theo giấy chứng tử, trích lục khai tử hoặc giấy tờ có liên quan.
Phần mục đích xin xác nhận cần viết cụ thể. Ví dụ: “để bổ sung hồ sơ khai nhận di sản thừa kế”; “để thực hiện thủ tục sang tên quyền sử dụng đất”; “để làm rõ nhân thân trong hồ sơ địa chính”; “để bổ sung hồ sơ công chứng”; “để tránh nhầm lẫn trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính”. Việc ghi rõ mục đích giúp cơ quan xác nhận hiểu đúng yêu cầu và hạn chế tình trạng xác nhận chung chung, không đáp ứng được yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
3. Một số lưu ý khi làm đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng
Khi làm đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng, người dân nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh càng đầy đủ càng tốt. Thông thường nên có căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân của người làm đơn; giấy khai sinh; giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng; sổ hộ khẩu cũ nếu còn; giấy xác nhận thông tin cư trú nếu cần; giấy chứng tử nếu người bị trùng tên đã mất; giấy tờ đất đai, giấy tờ thừa kế, văn bản công chứng, hồ sơ ngân hàng hoặc giấy tờ khác liên quan đến mục đích xin xác nhận. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền dễ kiểm tra và tăng khả năng được xác nhận đúng nội dung cần thiết.
Người làm đơn cần phân biệt giữa xác nhận trùng tên và cải chính thông tin sai trong giấy tờ. Nếu giấy tờ chỉ có sự trùng tên giữa hai người khác nhau thì có thể xin xác nhận để làm rõ nhân thân. Nhưng nếu giấy tờ bị ghi sai tên, sai ngày sinh, sai quan hệ gia đình, sai số căn cước công dân hoặc sai thông tin hộ tịch thì có thể phải thực hiện thủ tục cải chính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh thông tin trong hồ sơ chuyên ngành. Trong trường hợp này, đơn xin xác nhận trùng tên chỉ là tài liệu hỗ trợ, không thay thế được thủ tục sửa sai chính thức.
Một điểm rất quan trọng là nội dung xác nhận phải phù hợp với hồ sơ thực tế mà cơ quan địa phương đang quản lý. Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn thường chỉ xác nhận những thông tin có căn cứ hoặc phù hợp với dữ liệu, tài liệu tại địa phương. Nếu người làm đơn yêu cầu xác nhận một nội dung quá rộng, thiếu giấy tờ chứng minh hoặc không thuộc thẩm quyền, cơ quan có thể từ chối hoặc hướng dẫn thực hiện thủ tục khác. Vì vậy, khi nộp đơn, người dân nên trình bày rõ mình cần xác nhận để làm thủ tục gì và hỏi trước nơi tiếp nhận hồ sơ xem nội dung xác nhận cần ghi như thế nào.
Trong trường hợp dùng đơn để phục vụ hồ sơ công chứng, đất đai hoặc thừa kế nên hỏi trước văn phòng công chứng, văn phòng đăng ký đất đai hoặc cơ quan đang thụ lý hồ sơ. Lý do là mỗi nơi có thể yêu cầu nội dung xác nhận khác nhau. Có nơi chỉ cần xác nhận hai người trùng tên nhưng khác nhân thân; có nơi yêu cầu xác nhận quan hệ họ hàng; có nơi yêu cầu trích lục khai sinh, giấy chứng tử hoặc giấy tờ hộ tịch thay cho xác nhận của địa phương. Nếu không hỏi trước, người dân có thể mất thời gian đi lại nhiều lần.
Ngôn ngữ trong đơn cần trung thực, khách quan và không nên quy kết, suy đoán. Người làm đơn chỉ nên trình bày rằng hai người có cùng họ tên nhưng là hai cá nhân khác nhau, có thông tin nhân thân khác nhau và cần được xác nhận để tránh nhầm lẫn. Không nên viết theo kiểu khẳng định người khác sử dụng tên mình trái pháp luật, giả mạo nhân thân hoặc cố ý gây nhầm lẫn nếu chưa có căn cứ. Nếu có dấu hiệu giả mạo giấy tờ, tranh chấp tài sản hoặc hành vi vi phạm pháp luật thì nên tách thành đơn trình báo, đơn tố giác hoặc đơn đề nghị giải quyết riêng.
Ngoài ra, người làm đơn nên giữ lại bản sao đơn đã nộp, phiếu tiếp nhận hồ sơ nếu có và bản chụp các tài liệu kèm theo. Trong những hồ sơ phức tạp như đất đai, thừa kế, tranh chấp tài sản hoặc giấy tờ cũ qua nhiều thời kỳ, việc lưu hồ sơ đầy đủ sẽ rất có lợi nếu sau này cần chứng minh quá trình làm việc với cơ quan nhà nước hoặc bổ sung tài liệu cho hồ sơ khác.
Nếu địa phương không xác nhận theo mẫu tự soạn, người dân không nên quá lo lắng. Khi đó, có thể đề nghị được hướng dẫn loại giấy tờ phù hợp hơn, chẳng hạn trích lục khai sinh, trích lục khai tử, xác nhận thông tin cư trú, xác nhận quan hệ gia đình hoặc văn bản trả lời về việc không có cơ sở xác nhận. Trong nhiều trường hợp, bản sao trích lục hộ tịch hoặc giấy tờ nhân thân đầy đủ còn có giá trị chứng minh rõ ràng hơn một văn bản xác nhận chung chung.
Kết luận
Đơn xin xác nhận trùng tên với họ hàng là văn bản hữu ích trong nhiều trường hợp phát sinh nhầm lẫn về nhân thân, đặc biệt là khi làm thủ tục đất đai, thừa kế, công chứng, hộ tịch, ngân hàng, bảo hiểm hoặc các hồ sơ hành chính khác. Để đơn có giá trị sử dụng cao, người làm đơn cần ghi rõ thông tin của các bên bị trùng tên, nêu cụ thể quan hệ họ hàng, trình bày đúng mục đích xin xác nhận và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh. Trong trường hợp hồ sơ có yếu tố phức tạp nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận để biết cần xác nhận nội dung gì, tránh mất thời gian chỉnh sửa hoặc bổ sung nhiều lần. Một lá đơn rõ ràng, trung thực và đúng trọng tâm sẽ giúp việc phân biệt nhân thân được thuận lợi hơn, hạn chế rủi ro nhầm lẫn quyền lợi, nghĩa vụ hoặc tài sản giữa những người có cùng họ tên trong gia đình, dòng họ.
Để lại một phản hồi