Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Có rất nhiều các địa chỉ, đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp với các đặc điểm và tính chất và chức năng hoạt động khác nhau để cho doanh nghiệp lựa chọn trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh. Tùy theo nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh sao cho phù hợp với đơn vị mình.

Theo đó, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Còn văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vẹ lợi ích đó. Và địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Hiện nay, việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được thực hiện theo Luật doanh nghiệp năm 2014, Nghị định số 78/2015/NĐ – CP và Thông tư số 20/2015/TT – BKHĐT.

1. Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Trong trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nội dung thông báo gồm: mã số doanh nghiệp; tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập; địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện; nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện; thông tin đăng ký thuế; họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện; họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Phụ lục II-11 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty Cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện.

– Bản sao hợp lệ trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, chứng thực cá nhân hợp pháp khác) của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Đồng thời Cơ quan đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện.

Việc lập chi nhánh văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (thông báo theo mẫu trong  Phụ lục II-12 Thông tư số 20/2015/TT – BKHĐT). Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của Doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

2. Thành lập địa điểm kinh doanh

Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh. Nội dung thông báo gồm (Xem phụ lục II-11 Thông tư số 20/2015/TT – BKHĐT) :

– Mã số doanh nghiệp

– Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở).

– Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh.

– Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh.

– Họ, tên nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ – CP của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc họ, tên, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của Doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số địa điểm kinh doanh. Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm knh doanh.