Quy định về đóng dấu sao y bản chính mới nhất 2026

[Hocluat.vn] Quy định về đóng dấu sao y bản chính là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, quản lý hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, không phải cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng có thể tự đóng dấu sao y bản chính để tạo ra bản sao có giá trị pháp lý như bản chính. Việc sao y phải tuân thủ quy định về thẩm quyền, thể thức trình bày, chữ ký và con dấu. Đặc biệt, cần phân biệt giữa sao y văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những quy định hiện hành năm 2026 về thẩm quyền sao y, cách đóng dấu, giá trị pháp lý của bản sao và những lưu ý quan trọng khi thực hiện.

1. Sao y bản chính là gì?

Theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Hiểu đơn giản, sao y là việc tạo ra một bản sao từ bản gốc hoặc bản chính, bảo đảm nội dung chính xác và thực hiện đầy đủ các yêu cầu về hình thức, thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Trong thực tế, nhiều người gọi hoạt động này là đóng dấu sao y bản chính. Tuy nhiên, cần phân biệt hai hoạt động pháp lý:

• Sao y văn bản: Là hình thức sao văn bản trong công tác văn thư, thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Chứng thực bản sao từ bản chính: Là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính, thực hiện theo pháp luật về chứng thực.

Hai hoạt động có những điểm tương đồng nhưng không giống nhau về thẩm quyền, trình tự và thể thức thực hiện.

Đặc biệt, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tên hình thức sao được trình bày là “SAO Y”, không phải bắt buộc ghi cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH” như cách gọi thông dụng trước đây.

2. Quy định pháp luật về đóng dấu sao y bản chính

Hiện nay, việc sao y văn bản và chứng thực bản sao từ bản chính được điều chỉnh bởi các nhóm quy định pháp luật khác nhau.

2.1. Quy định về sao y văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 30/2020/NĐ-CP là văn bản pháp luật quan trọng quy định về công tác văn thư, trong đó có hoạt động sao văn bản.

Những điều khoản cần chú ý gồm:

• Điều 2: Quy định đối tượng áp dụng.
• Điều 3: Giải thích các khái niệm về bản gốc, bản chính, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao.
• Điều 25: Quy định các hình thức sao văn bản.
• Điều 26: Quy định giá trị pháp lý của bản sao.
• Điều 27: Quy định thẩm quyền sao văn bản.
• Điều 33: Quy định việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
• Phụ lục I: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản.
• Phụ lục III: Quy định bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản.

Theo Điều 25, có ba hình thức sao văn bản:

• Sao y: Tạo bản sao trực tiếp từ bản gốc hoặc bản chính.
• Sao lục: Tạo bản sao từ bản sao y.
• Trích sao: Tạo bản sao một phần nội dung văn bản theo quy định.

Đối với sao y, pháp luật quy định ba phương thức thực hiện:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Việc lựa chọn phương thức sao phụ thuộc vào hình thức văn bản gốc và nhu cầu sử dụng bản sao.

2.2. Quy định về chứng thực bản sao từ bản chính

Đối với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, các văn bản pháp luật cần áp dụng gồm:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.
• Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025.
• Nghị định 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
• Nghị định 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026, có hiệu lực từ ngày 15/01/2026.

Trong đó, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có nhiều thay đổi đáng chú ý về thẩm quyền chứng thực, việc sử dụng dữ liệu điện tử và thủ tục hành chính.

Lưu ý: Không nên đồng nhất việc cơ quan, tổ chức đóng dấu “SAO Y” theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP với việc công chứng viên hoặc người có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là hai cơ chế pháp lý khác nhau.

3. Ai có thẩm quyền đóng dấu sao y bản chính?

3.1. Thẩm quyền sao y theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do chính cơ quan, tổ chức ban hành hoặc do cơ quan, tổ chức khác gửi đến, đồng thời quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Như vậy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quyết định việc sao văn bản và xác định người có thẩm quyền ký bản sao.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng trực tiếp đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ nghị định và quy định có liên quan để áp dụng phù hợp.

Do đó, việc sao y không nhất thiết phải do người đứng đầu trực tiếp ký trong mọi trường hợp. Người có thẩm quyền ký được xác định theo quy định và sự phân công hợp pháp của cơ quan, tổ chức.

3.2. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, các chủ thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:

• Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.
• Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự thuộc cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài theo thẩm quyền.

Đáng chú ý, theo quy định áp dụng từ ngày 01/11/2025, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của UBND cấp xã bao gồm cả giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài cấp hoặc chứng nhận theo quy định. Tuy nhiên, tại những địa bàn có quyết định chuyển giao công việc chứng thực cho tổ chức hành nghề công chứng, việc tiếp nhận và giải quyết yêu cầu phải tuân thủ quyết định chuyển giao.

Người dân có thể yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính mà không phụ thuộc vào nơi cư trú, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi.

4. Hướng dẫn cách đóng dấu sao y bản chính đúng quy định

Cách đóng dấu sao y bản chính đối với văn bản giấy phải tuân thủ Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

4.1. Các thành phần bắt buộc trên bản sao y

Bản sao y sang định dạng giấy phải có các thành phần thể thức sau:

• Hình thức sao: Ghi “SAO Y”.
• Tên cơ quan, tổ chức: Ghi đầy đủ tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
• Số, ký hiệu bản sao: Thể hiện số thứ tự đăng ký và ký hiệu loại bản sao.
• Địa danh, thời gian sao: Ghi địa danh và ngày, tháng, năm thực hiện.
• Chức vụ, họ tên, chữ ký: Của người có thẩm quyền sao văn bản.
• Con dấu: Dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
• Nơi nhận: Xác định cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận bản sao.

Đối với số, ký hiệu bản sao, số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả Rập, đăng ký liên tục trong năm và đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện.

4.2. Vị trí đóng dấu sao y bản chính

Theo Phần II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy được trình bày trên cùng một tờ giấy khổ A4, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn bản.

Các thành phần phải được bố trí theo sơ đồ và mẫu quy định tại phụ lục.

Như vậy, không phải chỉ cần đóng một con dấu có dòng chữ “SAO Y BẢN CHÍNH” vào bất kỳ vị trí nào trên bản photocopy là đủ điều kiện tạo lập bản sao y hợp lệ.

Văn bản cần có đầy đủ thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao.

4.3. Quy định về cỡ chữ và cách trình bày

Cụm từ “SAO Y” được trình bày bằng:

• Chữ in hoa.
• Cỡ chữ từ 13 đến 14.
• Kiểu chữ đứng, đậm.

Các thành phần còn lại được trình bày theo quy định tương ứng đối với thể thức văn bản hành chính tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Về con dấu, việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng mực dấu màu đỏ theo quy định về công tác văn thư.

Trường hợp đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

4.4. Đóng dấu giáp lai đối với bản sao nhiều trang

Đối với văn bản nhiều tờ, cơ quan, tổ chức cần xác định việc đóng dấu giáp lai theo quy định về công tác văn thư và tính chất tài liệu.

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc phụ lục.
• Dấu phải trùm lên một phần các tờ giấy.
• Mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Việc đóng dấu giáp lai, dấu treo và dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định theo điểm d khoản 1 Điều 33.

Cần phân biệt: Đối với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai theo quy định tại khoản 3 Điều 20.

5. Doanh nghiệp có được tự đóng dấu sao y bản chính không?

Đây là một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, nhất là khi cần sao chụp hợp đồng, quyết định, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ phục vụ hoạt động kinh doanh.

5.1. Doanh nghiệp nhà nước có được sao y bản chính không?

Có. Doanh nghiệp nhà nước thuộc đối tượng áp dụng trực tiếp của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, người đứng đầu doanh nghiệp quyết định việc sao văn bản và quy định thẩm quyền ký bản sao theo Điều 27. Bản sao được thực hiện đúng thẩm quyền, thể thức và các quy định liên quan có giá trị pháp lý theo Điều 26 Nghị định này.

5.2. Công ty tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần có được đóng dấu sao y không?

Đối với các doanh nghiệp không thuộc phạm vi áp dụng trực tiếp của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cần phân biệt hai trường hợp:

Trường hợp thứ nhất: Sao chụp và xác nhận tài liệu để sử dụng nội bộ.

Doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy trình sao chụp, đối chiếu và xác nhận các tài liệu phục vụ quản lý nội bộ.

Ví dụ:

• Sao chụp quyết định bổ nhiệm nhân sự.
• Sao chụp hợp đồng lao động để lưu tại các bộ phận.
• Sao chụp quy chế, quyết định hoặc văn bản do doanh nghiệp ban hành.
• Xác nhận bản sao tài liệu để gửi đối tác theo thỏa thuận.

Doanh nghiệp có thể sử dụng dấu xác nhận nội bộ phù hợp với quy chế quản lý tài liệu. Tuy nhiên, giá trị và phạm vi sử dụng những bản sao này còn phụ thuộc vào quy định pháp luật, quy chế của doanh nghiệp và sự chấp thuận của bên tiếp nhận.

Trường hợp thứ hai: Đóng dấu sao y để thay thế bản sao có chứng thực.

Doanh nghiệp thông thường không có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Vì vậy, việc doanh nghiệp tự photocopy giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài liệu khác rồi đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH” không đương nhiên làm phát sinh giá trị pháp lý như bản sao có chứng thực.

Nếu thủ tục yêu cầu bản sao chứng thực, doanh nghiệp cần thực hiện tại cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền chứng thực theo pháp luật.

Tóm lại: Doanh nghiệp có thể sao chụp, xác nhận tài liệu cho mục đích quản lý và giao dịch phù hợp nhưng không được đồng nhất việc tự đóng dấu sao y với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính.

6. Bản sao y bản chính có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Như vậy, để bản sao y có giá trị pháp lý theo quy định trên, việc sao phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về thẩm quyền, hình thức và thể thức thực hiện.

Đối với bản sao có chứng thực, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên, cần lưu ý một số vấn đề:

• Bản sao y hoặc bản sao có chứng thực không làm thay đổi nội dung, tình trạng pháp lý của tài liệu gốc.
• Việc chứng thực bản sao không đồng nghĩa với xác nhận mọi thông tin trong tài liệu gốc đều đúng sự thật.
• Trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu xuất trình bản chính thì phải thực hiện theo yêu cầu đó.
• Bản photocopy thông thường không tự động có giá trị như bản sao y hợp lệ hoặc bản sao có chứng thực.

Đặc biệt, không có quy định chung rằng mọi bản sao y bản chính chỉ có thời hạn sử dụng 03 tháng hoặc 06 tháng. Thời hạn chấp nhận bản sao còn phụ thuộc vào tính chất giấy tờ và yêu cầu pháp luật đối với từng thủ tục cụ thể.

7. Phân biệt dấu sao y bản chính và dấu chứng thực bản sao từ bản chính

Trong thực tế, nhiều người sử dụng hai khái niệm này thay thế cho nhau. Tuy nhiên, cần phân biệt:

– Về căn cứ pháp luật: Sao y văn bản trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP; chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

– Về chủ thể thực hiện: Sao y văn bản thuộc hoạt động của cơ quan, tổ chức theo phạm vi và thẩm quyền được quy định; chứng thực bản sao từ bản chính do các chủ thể có thẩm quyền chứng thực thực hiện.

– Về hình thức: Bản sao y văn bản được trình bày với hình thức “SAO Y” cùng các thành phần thể thức theo quy định. Bản sao có chứng thực phải có lời chứng theo mẫu, chữ ký, con dấu và thông tin chứng thực theo quy định.

– Về giá trị pháp lý: Bản sao y hợp lệ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính; bản sao có chứng thực được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, trước khi thực hiện, cần xác định cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản sao y văn bản hay bản sao có chứng thực để lựa chọn đúng thủ tục.

8. Quy định về sao y bản chính điện tử

Bên cạnh hình thức sao y giấy truyền thống, Nghị định 30/2020/NĐ-CP còn quy định việc sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Theo điểm c khoản 1 Điều 25, việc sao y được thực hiện bằng cách số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Phần II Phụ lục I quy định một số tiêu chuẩn đối với văn bản số hóa:

• Định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên.
• Sử dụng ảnh màu.
• Độ phân giải tối thiểu 200 dpi.
• Tỷ lệ số hóa 100%.
• Có chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Thông tin về hình thức sao, tên cơ quan thực hiện sao và thời gian ký được trình bày tại góc trên bên phải trang đầu văn bản điện tử theo thể thức quy định.

Điều quan trọng cần lưu ý là việc scan một văn bản giấy thành file PDF rồi gửi qua email không đương nhiên tạo ra bản sao y điện tử có giá trị pháp lý theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Để được công nhận là bản sao y điện tử theo nghị định này, quá trình số hóa và ký số phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật.

Ngoài ra, hoạt động chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện theo quy định riêng về chứng thực và dịch vụ công điện tử.

9. Một số câu hỏi thường gặp về đóng dấu sao y bản chính

9.1. Dấu sao y bản chính có cần chữ ký không?

Có, đối với bản sao y sang định dạng giấy theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bản sao phải thể hiện chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền cùng con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao. Chỉ đóng một dấu có chữ “SAO Y BẢN CHÍNH” mà không đáp ứng các thành phần thể thức và thẩm quyền theo quy định thì chưa đủ để tạo ra bản sao y hợp lệ.

9.2. Dấu sao y bản chính đóng ở đâu?

Đối với bản sao y sang định dạng giấy theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phần thể thức bản sao được bố trí ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao, bên dưới đường kẻ ngang theo mẫu quy định tại Phụ lục I và Phụ lục III. Không được tùy tiện bố trí dấu sao y ở vị trí khác rồi mặc nhiên coi đó là bản sao hợp lệ.

9.3. Đóng dấu sao y bản chính có bắt buộc phải đóng dấu giáp lai không?

Không thể áp dụng một câu trả lời chung cho mọi trường hợp.

• Đối với sao văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định về công tác văn thư và quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Đối với chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai.

9.4. Bản sao y bản chính có cần công chứng không?

Không phải mọi bản sao y đều cần thực hiện chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng. Nếu bản sao y được lập hợp lệ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì có giá trị pháp lý theo Điều 26 của nghị định này. Tuy nhiên, nếu thủ tục cụ thể yêu cầu bản sao có chứng thực, người sử dụng cần đáp ứng yêu cầu đó hoặc áp dụng hình thức giấy tờ thay thế được pháp luật cho phép.

9.5. Có được đóng dấu sao y bản chính từ bản photocopy không?

Cần phân biệt nguồn tài liệu được sử dụng. Theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính. Trường hợp thực hiện từ bản sao y đã có thì thuộc hình thức sao lục, không phải sao y trực tiếp từ bản chính. Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, người thực hiện chứng thực phải có căn cứ đối chiếu với bản chính theo quy định, không thể chỉ dựa vào một bản photocopy thông thường.

9.6. Cá nhân có được tự đóng dấu sao y bản chính không?

Cá nhân có thể tự sao chụp giấy tờ phục vụ nhu cầu riêng. Tuy nhiên, việc tự ghi hoặc đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH” không làm cho bản photocopy trở thành bản sao có chứng thực. Khi cần bản sao có chứng thực để thực hiện thủ tục hành chính hoặc giao dịch, cá nhân phải yêu cầu người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.

Kết luận

Quy định về đóng dấu sao y bản chính đòi hỏi phải xác định đúng hình thức sao văn bản, thẩm quyền thực hiện, thể thức trình bày, chữ ký và con dấu. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản sao y được thực hiện đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính. Tuy nhiên, việc tự đóng dấu sao y trong doanh nghiệp hoặc trên bản photocopy thông thường không đồng nghĩa với chứng thực bản sao từ bản chính. Vì vậy, khi sao chụp hồ sơ, giấy tờ để sử dụng trong hoạt động hành chính, kinh doanh hoặc giao dịch dân sự, cá nhân và tổ chức cần phân biệt rõ hai thủ tục này, đồng thời tuân thủ những quy định pháp luật hiện hành để bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu.

Bài viết liên quan

Quy định mới nhất về con dấu của doanh nghiệp

Sao y và chứng thực khác nhau như thế nào?

Quy định về việc xây nhà tạm trên đất nông nghiệp mới nhất

6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao từ bản chính

Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng nhà đất mà quy định phải có công chứng, chứng thực

Khung pháp lý về bình đẳng giới tại Việt Nam mới nhất 2026