Phương pháp và kỹ năng soạn thảo các loại văn bản thường được sử dụng

[Hocluat.vn] Tổng hợp các phương pháp và kỹ năng soạn thảo văn bản (các văn bản có tính pháp quy, các văn bản hành chính thông thường, các loại giấy tờ hành chính).

..

Những nội dung liên quan:

• Bài giảng: Kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản thông dụng
• 05 điều cần biết về hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam
• Thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật của các cơ quan Nhà nước

..

ĐỀ MỤC: (Nhấn vào từng mục để di chuyển nhanh tới phần nội dung)

• I. Khái niệm:
• II. Các loại văn bản thường được sử dụng:
• III. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:
• IV. Thể thức một văn bản: 
• V. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản:
• VI. Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng văn bản:

..

---

..

I. Khái niệm:

Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày. Văn bản của Hội Sinh viên là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác Hội và phong trào sinh viên.

II. Các loại văn bản thường được sử dụng:

1. Các văn bản có tính pháp quy:

1.1. Nghị quyết:

Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại đại hội, hội nghị về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.

1.2. Quyết định:

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và có khi được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành các chế độ, điều lệ, quy chế… kèm theo.

1.3. Chỉ thị:

Là văn bản nhằm truyền đạt các chủ trương, biện pháp quản lý, chỉ đạo chung hoặc lệnh của cấp trên truyền cho cấp dưới. Thường được thể hiện ngắn gọn dành cho các hoạt động tập trung.

1.4. Thông tri:

Là văn bản thường dùng để đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết hoặc triệu tập hội nghị, đại hội…

1.5. Quy định:

Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định cả cấp bộ Hội, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Hội hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ.

1.6. Quy chế:

Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan lãnh đạo Hội hoặc một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam khóa VII, Quy chế tổ chức, hoạt động của Câu lạc bộ Sinh viên…).

1.7. Thể lệ:

Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Thể lệ cuộc thi tìm hiểu…) thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.

2. Các văn bản hành chính thông thường:

2.1. Thông báo:

Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc đã được tiến hành.

2.2. Báo cáo:

Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

2.3. Chương trình:

Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của cấp bộ Hội về một chủ trương công tác của Hội.

2.4. Hướng dẫn:

Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Hội hoặc của cơ quan lãnh đạo Hội cấp trên.

2.5. Kế hoạch:

Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

2.6. Tờ trình:

Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.

2.7. Lời kêu gọi:

Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.

2.8. Đề án:

Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2.9. Công văn:

Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp…

2.10. Biên bản:

Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về một sự kiện đặc biệt xảy ra.

3. Các loại giấy tờ hành chính:

3.1. Giấy giới thiệu:

Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn.

3.2. Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận):

Cấp cho người đã hoàn thành chương trình, lớp tập huấn hoặc đạt giải thưởng của Hội…

3.3. Giấy đi đường (Công lệnh):

Cấp cho đại diện được đi công tác để liên hệ, giải quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác… Thường dùng mẫu in sẵn.

III. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:

1. Soạn thảo báo cáo:

1.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

a) Đảm bảo trung thực, chính xác.

b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.

c) Báo cáo phải kịp thời.

1.2. Các loại báo cáo:

a) Báo cáo tuần, tháng, quý.

Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ.

b) Báo cáo bất thường, đột xuất.

c) Báo cáo chuyên đề.

d) Báo cáo hội nghị.

1.3. Phương pháp viết một bản báo cáo:

a) Công tác chuẩn bị:

– Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.

– Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.

– Phần nội dung thường có 3 phần sau:

+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

– Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.

– Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

– Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

– Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

b) Xây đựng đề cương chi tiết:

– Mở đầu:

Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

– Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

– Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

c) Viết dự thảo báo cáo:

– Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.

– Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.

– Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo…

d) Đối với báo cáo quan trọng:

Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

e) Trình lãnh đạo duyệt:

Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

2. Soạn thảo công văn:

2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

– Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

– Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.

– Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.

2.2. Xây dựng bố cục một công văn:

Công văn thường có các yếu tố sau:

+ Địa danh và thời gian gửi công văn.

+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.

+ Chủ thể nhận công văn.

+ Số và ký hiệu công văn.

+ Trích yếu nội dung công văn.

+ Chữ ký, đóng dấu.

+ Nơi nhận.

2.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn:

Nội dung công văn gồm 3 phần:

+ Đặt vấn đề

+ Giải quyết vấn đề.

+ Kết luận vấn đề.

– Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu.

– Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu:

+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.

+ Sắp xếp ý nào cần viết được, ý nào sau để làm nổi bất chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù.

+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.

+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết.

+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.

+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.

– Cách viết phần kết thúc công văn:

+ Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là lời cảm ơn nêu thấy cần thiết).

3. Soạn thảo Tờ trình:

3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

– Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

– Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.

– Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.

– Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.

3.2. Xây dựng bố cục tờ trình:

Thiết kế bố cục thành 3 phần:

– Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

– Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).

– Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

– Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

– Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác.

Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện…

– Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.

4. Soạn thảo thông báo:

4.1. Xây dựng bố cục thông báo:

Bản thông báo cần có các yếu tố:

– Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.

– Tên cơ quan thông báo.

– Số và ký hiệu công văn.

– Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

4.2. Trong thông báo:

Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.

Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

5. Soạn thảo biên bản:

5.1. Yêu cầu của một biên bản:

– Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

– Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

– Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

– Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

5.2. Cách xây dựng bố cục:

Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Tên biên bản và trích yếu nội dung.

– Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).

– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v…).

– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

– Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).

– Thủ tục ký xác nhận.

5.3. Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v… có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận.

IV. Thể thức một văn bản: 

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với các loại văn bản nhất định theo quy định của pháp luật.

Mỗi văn bản thông thường bao gồm các yếu tố sau:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: Biểu hiện chế độ chính trị và mục tiêu của Nhà nước.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Trình bày bằng 2 dòng nằm ở trên cùng chính giữa trang giấy hoặc chếch về phía phải, có gạch chân.

Thông thường, các văn bản của Đoàn, Hội lưu hành trong hệ thống thì không cần viết Quốc hiệu và tiêu ngữ.

2. Tên cơ quan ra văn bản: Nêu rõ mối quan hệ trong hệ thống. Ví dụ:

HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Trình bày ở dòng trên cùng bên góc trái của văn bản.

3. Số và ký hiệu của văn bản:

Ví dụ:

Số………/………. (Số……/TB – HSV)

Số của văn bản được đánh theo thứ tự của một nhiệm kỳ, được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Hội ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ của Hội được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Hội lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Hội lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập (1,2,3…). Ký hiệu của văn bản bao gồm tên viết tắt thể loại văn bản và tổ chức ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.

4- Địa danh và ngày tháng:

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2005.

Địa danh và ngày tháng được trình bày ở dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ. Thông thường, các văn bản của Đoàn, Hội do không phải trình bày Quốc hiệu và tiêu ngữ nên địa danh và ngày tháng của văn bản thường được viết ở dòng thứ ba phía bên phải của văn bản.

5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

5.1. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản, được trình bày ở chính giữa bằng chữ in hoa đứng.

5.2. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nội dung văn bản, được trình bày dưới tên loại văn bản bằng chữ thường đứng, đậm.

Ví dụ:

QUYẾT  ĐỊNH

V/v trao tặng Giải thưởng “Sao Tháng Giêng”

năm học 2004 – 2005

Thông thường, đối với các công văn chỉ đề:

Kính gửi: ………………………………………………….

(Phần trích yếu của công văn đặt dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường nghiêng, cỡ chữ 12).

6. Nội dung văn bản:

a) Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, các sự việc được trình bày.

Nội đung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.

– Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp quy định của pháp luật.

– Các quy phạm phát luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.

– Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngày sau từ, cụm từ đó.

– Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.

– Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

b) Bố cục của văn bản:

Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Văn bản quy phạm pháp luật có thể được bố cục như sau:

– Nghị quyết: Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

– Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

– Chỉ thị: Theo khoản, điểm;

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

– Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

– Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm;

Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm.

7. Phần chứng nhận văn bản:

Đây là phần thể hiện tính pháp quy, hiệu lực văn bản thông qua con dấu của tổ chức và chữ ký của người có trách nhiệm ra văn bản. Phần này được trình bày ở bên góc phải cuối văn bản.

Ví dụ:

TM (TL)…………………………………

Chức vụ Chữ ký Họ và tên người ký

7.1. Việc ghi quyền hạn của người ký:

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (Thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” (Ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.

– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” (Thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” (Thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

7.2. Chức vụ của người ký:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng… Không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.

7.3. Chữ ký:

Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức (ký thay mặt (TM) hoặc thừa lệnh (TL)) .

7.4. Tên người ký văn bản:

Ghi rõ họ, tên, tên đệm, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học. Cỡ chữ 14 VnTime đậm.

7.5. Dấu của cơ quan ban hành:

Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Nội vụ.

8. Phần khách thể của văn bản:

Ghi nơi cần chuyển công văn (nơi nhận văn bản).

Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để báo cáo, để chỉ đạo, để biết, để theo dõi, để thực hiện…

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính gửi” hoặc “Đồng kính gửi”. Đối với loại văn bản khác thì nơi nhận được trình bày ở góc trái dưới phần nội dung của văn bản.

9. Các thành phần thể thức khác:

Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ.

– Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như: Trả lại sau khi họp (hội nghị, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về sự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần…”. Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản.

– Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành.

– Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

– Số trang: Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.

10. Thể thức bản sao:

Thể thức bản sao dược thực hiện như sau:

– Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ: “Sao y bản chính”, “Trích sao” hoặc “Sao lục”.

– Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản.

– Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại văn bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ hoặc ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của đại hội tiếp theo hoặc vào ngày 31/12 hàng năm.

– Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận bản sao.

V. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản:

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp đụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản:

a) Khổ giấy: Văn bản được trình bày (đánh máy hoặc in) trên giấy A4 (kích thước 210 mm x 297 mm, sai số cho phép ± 2 mm).

Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ hơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn.

b) Kiểu trình bày:

Các loại văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

– Trang mặt trước.

Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25 mm.

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25 mm.

Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm.

Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm.

– Trang mặt sau (nếu in 2 mặt):

Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25 mm.

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25 mm.

Lề trái: Cách mép trái từ 15 – 20 mm.

Lề phải: Cách mép phải từ 30 – 35 mm.

2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản:

Vị tờ trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ở phụ lục I. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ trên.

Kiểu chữ trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo phụ lục II. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự như phụ lục II.

3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao:

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một đường kẻ nét trên, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Vị tờ trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao theo phụ lục 2.

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày như sau:

– Hình thức sao: Cụm từ “Sao y bản chính”, các từ “Trích sao” và “Sao lục” được trình bày tại ô số 1 (phụ lục 2) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Các thành phần thể thức khác của bản sao thực hiện như phụ lục 2, kiểu chữ, cỡ chữ thực hiện như phụ lục 3.

VI. Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng văn bản:

• Nắm vững vấn đề đặt ra để chọn thể loại cho phù hợp. Trong một văn bản chỉ nên tập trung vào một vấn đề, tránh nêu vấn đề đối lập nhau hoặc trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực.
• Trong văn bản cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực hiện…
• Bảo đảm tính kế thừa của văn bản, chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên.
• Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả rập cách mép dưới trang giấy 25 mm ở góc phải.
• Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

Phụ lục 1: Ví trí các thành phần thể thức văn bản:

Ghi chú:

1. Tiêu đề

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

3. Số, ký hiệu

4. Địa điểm, ngày tháng, năm ban hành văn bản.

5a. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

5b. Trích yếu nội dung công văn.

6. Nội dung công văn (có thể có nhiều trang).

7a. Thể thức đề ký, chức vụ người ký.

7b. Chữ ký.

7c. Họ tên người ký.

8a. Nơi nhận công văn.

8b. Nơi nhận văn bản.

9. Dấu chỉ mức độ mật.

10. Dấu chỉ mức độ khẩn.

11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến.

12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị.

12b. Dấu chỉ dự thảo.

Phụ lục 2: Vị trí các thành phần thể thức văn bản bản sao

Ghi chú:

Ô số 1: Hình thức sao: “Sao y bản chí”, “Trích sao”, “Sao lục”.

Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức sao.

Ô số 3: Số, ký hiệu bản sao.

Ô số 4: Địa danh, ngày, tháng , năm sao.

Ô số 5a, b, c: Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền.

Ô số 6: Dấu của cơ quan, tổ chức.

Ô số 7: Nơi nhận.

Phụ lục 3: Kiểu (font) chữ, cỡ chữ của chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn bản.

TT	Thành phần thể thức	Kiểu chữ	Cỡ chữ	Dáng chữ	Ví dụ trình bày thực tế
1	Tiêu đề: Hội Sinh viên Việt Nam	VnTimeH	15	Đứng	HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM
2	Tên cơ quan ban hành văn bản	nt
a	Tên cơ quan ban hành văn bản	nt	14	Đứng	BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
b	Tên cơ quan cấp trên	nt	14	Đứng	THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3	Số và ký hiệu văn bản	nt	14	Đứng	Số 127-QĐ/HSV
4	Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản	VnTime	14	Nghiêng	Hà nội, ngày 21 tháng 6 năm 2005
5	Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
a	Tên loại văn bản	VnTimeH	16	Đứng Đậm	Thông báo
b	Trích yếu nội dung văn bản	VnTime	14	Đứng Đậm	Kết quả hội nghị
c	Trích yếu nội dung công văn	nt	12-14	Nghiêng	Về chế độ công tác phí
6	Nội dung văn bản	nt	14	Đứng	Trong công tác chỉ đạo
7	Chữ ký, thể thức ký và dấu cơ quan ban hành
a	Thể thức đề ký	VnTimeH	14	Đứng, Hoa	T/M Ban Thư ký Hội Sinh viên trường
b	Chức vụ người	VnTime	12	Đứng, Đậm	Chủ tịch:
c	Họ tên người ký	nt	14	nt	Nguyễn Văn Q
8	Nơi nhận văn  bản
a	Nơi nhận	VnTime	14	Đứng, Đậm	Nơi nhận:
b	Nơi nhận cụ thể	nt	12	Nghiêng	Trung ương Hội SV
9	Chỉ mức độ mật	VnTimeH	14	Đứng, Đậm	Mật
10	Chỉ mức độ khẩn	nt	14	nt	Khẩn
11	Ký hiệu người đánh máy, mã số văn bản, số lượng bản phát hành	nt	8	Nghiêng	T.31/QĐ/TƯ320

Ghi chú:

Nếu dùng dấu khắc để thay thế một số thành phần thể thức văn bản thì kiểu chữ, cỡ chữ của các dấu nên tương xứng với kiểu chữ và cỡ chữ được chế bản bằng máy vi tính.

---