Chứng thực chữ ký là gì? thực hiện ở đâu? Mẫu lời chứng theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác (hợp pháp) của chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Mục lục:

1. Chứng thực chữ ký là gì?
2. Các trường hợp được chứng thực chữ ký
3. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký
4. Chứng thực chữ ký ở đâu?
5. Thủ tục chứng thực chữ ký
   1. Trình tự thực hiện
   2. Cách thức thực hiện
   3. Thành phần hồ sơ
6. Mẫu xác nhận chứng thực chữ ký
   1. Mẫu lời chứng theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP
   2. Hướng dẫn ghi mẫu lời chứng 

2. Các trường hợp được chứng thực chữ ký

• Trường hợp 1: Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài (Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp).
• Trường hợp 2: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. (Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã).
• Trường hợp 3: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. (Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).

3. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

1. Tại thời điểm chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực không nhân thức và làm chủ được hành vi của mình;
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hết hạn sử dụng hoặc giả mạo;
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung:
   • Trái pháp luật, đạo đức xã hội;
   • Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
   • Xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
   • Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
   • Vi phạm quyền công dân.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

(Nội dung này được quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

4. Chứng thực chữ ký ở đâu?

Người yêu cầu chứng thực chữ ký nộp hồ sơ trực tiếp tại:

1. Tổ chức hành nghề Công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) trong Trường hợp 1, 2.
2. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trong Trường hợp 1.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài trong Trường hợp 3.

5. Thủ tục chứng thực chữ ký

a) Trình tự thực hiện:

– Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký đã được chúng tôi đề cập ở trên hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

– Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực

+ Trường hợp người thực hiện chứng thực trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hoặc người thực hiện chứng thực hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền

– Bước 3: Người thực hiện chứng thực chữ ký kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực:

+ Trường hợp giấy tờ đầy đủ theo quy định và người thực hiện chứng thực nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng thực trước mặt người thực hiện chứng thực và tiến hành chứng thực;

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được: Nếu người thực hiện chứng thực nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định thì người thực hiện chứng thực tiến hành chứng thực.

Việc chứng thực chữ ký được tiến hành như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên người thực hiện chứng thực, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

– Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

b) Cách thức thực hiện:

Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký.

c) Các hồ sơ (giấy tờ) cần mang theo khi chứng thực chữ ký

– Mang theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân (CMND) hoặc thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

– Nộp giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào (số lượng theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực).

* Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở.

6. Mẫu xác nhận chứng thực chữ ký

a) Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký theo Nghị định 23

PHỤ LỤC
MẪU LỜI CHỨNG

(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch).

I. Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày…………… tháng……………… năm…………… (Bằng chữ……………………………………. )(1)

Tại……………………………………………………………………………………………………… (2).

Tôi (3)…………………………………………………………… , là (4)……………………………………………..

Chứng thực

Ông/bà ………………………..  Giấy… tờ tùy thân (6) số ………………………………….  cam  đoan đã

hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà……………………………………………………………………… là… người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực…………………………… quyển   số………………………. (8) – SCT/CK, ĐC

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày…………… tháng………………. năm………….. (Bằng chữ……………………………………. )(1)

Tại ……………………………………………………………..…(2).

Tôi (3) ……………………………………, là (4) ……………………………

Chứng thực

Các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

2. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

……………

Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà ……………… là người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực……………………… quyển số……………………………… (8) – SCT/CK, ĐC

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

II. Lời chứng chứng thực trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản thừa kế hoặc từ chối nhận di sản thừa kế

1. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày…………… tháng……………… năm………….. (Bằng chữ…………………………………….. )(1)

Tại………………………………………………………………………………………………………. (2).

Tôi (3)…………………………………………………………… ,… là (4)…………………………………………..

Chứng thực

– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau :

1. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

2. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

………….

– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

– Tại thời điểm chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ……………………………….  bản… chính (mỗi bản chính gồm …… tờ, trang); cấp cho:

+…………………………………….. bản;

+…………………………………….. bản;

+…………………………………….. bản;

Lưu tại………………………………………………. (2)   01 (một) bản.

Số chứng thực………………. quyển số …………(8) – SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản thừa kế)

Ngày……………………. tháng……………… năm……………….. (Bằng chữ……………………. )(1)

Tại…………………………………………………………………………………………………………. (2).

Tôi (3)………………………………………………………………… ,… là (4) ……………………….

Chứng thực

– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số………………………..

2. Ông/bà……………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số………………………..

……………

– Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

– Tại thời điểm chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành …………………………. bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, …. trang), giao cho:

+………………………………………. bản;

+………………………………………. bản;

+………………………………………. bản;

Lưu tại……………………………………………. (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực…………………….. quyển số……………….. (8) – SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

III. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực hợp đồng

Ngày…………… tháng……………. năm………………… (Bằng chữ………………………………… )(1)

Tại………………………………………………………………………………………………………. (2).

Tôi (3)………………………………………………………. ,   là (4)……………………………………………

Chứng thực

– Hợp đồng……………………………………………………. (5) được giao kết giữa:

Bên A: Ông/bà: ………………………………………………………………………………………….

Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………………

Bên B: Ông/bà: ………………………………………………………………………………………….

Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………………

– Các bên tham gia hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia

hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào hợp đồng này trước mặt ông/bà       là người tiếp nhận hồ sơ.

Hợp đồng này được lập thành………………………. bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, … trang), cấp cho:

+…………………………….. bản chính;

+…………………………….. bản chính;

Lưu tại……………………………………… (2)   01 (một) bản chính.

Số chứng thực …………………. quyển số ………….. (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Ngày…………… tháng…………… năm…………………… (Bằng… chữ……………………………. )(1)

Tại………………………………………………………………………………………………………. (2).

Tôi (3)……………………………………………………… , là (4)……………………………………………….

Chứng thực

– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà…………. Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………………..

2. Ông/bà…………. Giấy tờ tùy thân (6) số……………………… ,

…………..

– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (7) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt ông/bà …………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành ……………………………… bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, … trang), cấp cho:

+……………………………………. bản;

+……………………………………. bản;

+……………………………………. bản;

Lưu tại…………………………………………… (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực …………………. quyển số ……………..(8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản)

Ngày…………… tháng…………. năm…………………… (Bằng chữ………………………………… )(1)

Tại……………………………………………………………………………………………………….. (2).

Tôi (3)…………………………………………………………. , là (4)……………………………………………

Chứng thực

– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà…………………………………………… Giấy tờ tùy thân (6) số

– Ông/bà ………………… cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ………………………………… minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành …………………………….  bản chính (mỗi bản chính gồm … tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ………………………………………………..  bản, lưu tại ………………………… (2) 01 bản.

Số chứng thực……………………….. quyển  số………. (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày…………… tháng…………… năm…………….. (Bằng chữ…………………………………….. )(1)

Tại……………………………………………………………………………………………………….. (2).

Tôi (3)…………………………………………………………… ,… là (4) ………………………………

Chứng thực

– Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà………………………….. Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………

2. Ông/bà………………………….. Giấy tờ tùy thân (6) số…………………………

– Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ………………………….. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ………………………………  bản    chính (mỗi bản chính gồm … tờ, trang); cấp cho:

+……………………………………… bản;

+……………………………………… bản;

+……………………………………… bản;

Lưu tại………………………………………………. (2)   01 (một) bản.

Số chứng thực……………………… quyển… số………… (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

5. Lời chứng chứng thực di chúc

Ngày…………… tháng…………… năm………………… (Bằng chữ…………………………………. )(1)

Tại……………………………………………………………………………………………………….. (2).

Tôi (3)………………………………………………………. ,… là (4)……………………………………………

Chứng thực

– Ông/bà……………………………………….. Giấy tờ tùy thân (6) số…………………….. cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ………………………………. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (7) vào di chúc này trước mặt ông/bà ……………………………… là người tiếp nhận hồ sơ.

Di chúc này được lập thành…………………… bản chính (mỗi bản chính gồm  ….. tờ, ….trang); giao cho người lập di chúc………………………………………………………… bản; lưu tại ………………………. (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực…………………… quyển số……………… (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

6. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản)

Ngày………….. tháng……………. năm………………… (Bằng chữ………………………………… )(1)

Tại………………………………………………………………………………………………………… (2).

Tôi (3)………………………………………………….. , là (4)………………………………………………

Chứng thực

– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà …………………………………. Giấy tờ tùy thân (6) số ………………..;

– Ông/bà …………………… cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà …………………………….. minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ………………………….. bản chính (mỗi bản chính gồm ……. tờ, …… trang), giao cho người từ chối nhận di sản …………. bản; lưu tại ………………………….. (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực…………………… quyển số……………… (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)

Ngày……………………. tháng……………… năm……………….. (Bằng chữ……………………. )(1)

Tại………………………………………………………………………………………………………… (2)

Tôi (3)………………………………………………………………… ,… là (4) …………………………

Chứng thực

– Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà…………………………… Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

2. Ông/bà…………………………… Giấy tờ tùy thân (6) số……………………….

– Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà ……………………………. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ………………………….. bản chính (mỗi bản chính gồm ………. tờ, ………… trang), giao cho:

+……………………………………… bản;

+……………………………………… bản;

+……………………………………… bản;

Lưu tại……………………………………………. (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực……………………. quyển số………………… (8) – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

b) Hướng dẫn ghi mẫu lời chứng chứng Nghị định 23

(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.

(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.

(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).

(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).

(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.

(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).

(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên./.