Kiến nghị hoàn thiện một số quy định của Luật Công chứng

Tóm tắt: Sau gần 3 năm triển khai thi hành, Luật Công chứng năm 2014 được xem là hành lang pháp lý quan trọng tạo thuận lợi cho các chủ thể tham gia xác lập, thay đổi, chấm dứt các giao dịch dân sự; góp phần không nhỏ trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cũng như hạn chế những tranh chấp, rủi ro phát sinh giữa các bên trong quan hệ giao dịch dân sự; qua đó từng bước nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của các chủ thể, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội nói chung. Tuy nhiên, nội dung của Luật Công chứng vẫn còn những hạn chế nhất định cần được tiếp tục hoàn thiện.

 

Abstract: After nearly 3 years of enforcement, the Law on Notarization of 2014 is considered an important legal lobby to facilitate the participants to establish, change and terminate civil transactions; contributing to the protection of legitimate rights and interests as well as limiting disputes and risks arising between parties in civil transactions; thereby raising the sense of law observance of the subjects, contributing to promoting the socio-economic developments in general. However, there are a number of provisions under the Law on Notarization still has certain limitations that need to be further improved.

 

Kiến nghị hoàn thiện một số quy định của Luật Công chứng

Mục lục:

1. Một số bất cập của Luật Công chứng
   • 1.1 Khái niệm văn bản công chứng
   • 1.2 Quy định về tiêu chuẩn, điều kiện người làm chứng
   • 1.3 Quy định về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng
   • 1.4 Công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
   • 1.5 Tên gọi và thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng
2. Một số kiến nghị hoàn thiện Luật Công chứng
   • 2.1 Về khái niệm văn bản công chứng
   • 2.2 Tên gọi và thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng
   • 2.3 Sửa đổi quy định về người làm chứng trong khoản 2 Điều 47 Luật Công chứng
   • 2.4 Công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
   • 2.5 Quy định về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng

1. Một số bất cập của Luật Công chứng

1.1 Khái niệm văn bản công chứng

Khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 (Luật Công chứng) giải thích về văn bản công chứng như sau: “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này”. Căn cứ vào quy định này, văn bản công chứng bao gồm 03 loại sau đây: hợp đồng, giao dịch và bản dịch. Có thể nói, nội hàm của khái niệm văn bản công chứng của Luật Công chứng không tương thích với Bộ luật Dân sự năm 2015 (BLDS 2015). Theo quy định của Điều 116  BLDS “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Như vậy, khi đề cập đến khái niệm “giao dịch dân sự” thì phải được hiểu là hợp đồng hoặc là hành vi pháp lý đơn phương (ví dụ: việc lập di chúc). Vì vậy, khái niệm văn bản công chứng của Luật Công chứng vừa đề cập hợp đồng, giao dịch là không phù hợp.

1.2 Quy định về tiêu chuẩn, điều kiện người làm chứng

Khoản 2 Điều 47 Luật Công chứng quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng.

Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng…”.

Căn cứ vào quy định này, mọi người có thể trở thành người làm chứng nếu họ là người thành niên (người từ đủ 18 tuổi trở lên), có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.

“Năng lực hành vi dân sự đầy đủ” được hiểu là người làm chứng là người thành niên không bị Tòa án ra quyết định tuyên bố mất hạn chế năng lực hành vi dân sự[1]hoặc không bị Tòa án ra quyết định tuyên bố hạn chế năng lực hành dân sự[2]. Tuy nhiên, Điều 23 BLDS 2015 quy định thêm về đối tượng người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Người này cần phải có người giám hộ theo chỉ định của Tòa án. Do vậy, việc Luật Công chứng chỉ quy định người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng mà chưa loại trừ người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi không được quyền làm chứng trong các giao dịch dân sự cũng là một bất cập.

1.3 Quy định về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng

Theo quy định của Điều 27 Luật Công chứng, “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh”[3] và “Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định.

…Việc chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh và tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp”[4].

Ngoài quy định của Điều 27, các điều khoản khác của Luật Công chứng không đề cập đến nội dung chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, Luật Công chứng lại dẫn chiếu đến việc áp dụng pháp luật doanh nghiệp về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh. Về nội dung này, Điều 21 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định, tư cách thành viên hợp danh của công ty hợp danh bị chấm dứt trong những trường hợp sau:

a) Tự nguyện rút vốn khỏi công ty;

b) Đã chết, bị Tòa án tuyên bố là mất tích, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự;

c) Bị khai trừ khỏi công ty;

d) Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Căn cứ vào quy định nêu trên, một giả thuyết đặt ra rằng, trường hợp một công chứng viên hợp danh vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của thành viên hợp danh Văn phòng công chứng và công chứng viên này không tự nguyện chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tất nhiên cũng không thuộc trường hợp bị Tòa án tuyên bố mất tích, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì cơ sở nào để các công chứng viên hợp danh khác thực hiện khai trừ tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên này?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, công ty hợp danh phải có điều lệ (Điều lệ này được nộp trong thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh)[6]. Tuy nhiên, trong thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, Luật Công chứng không quy định Văn phòng công chứng phải có Điều lệ.

Thực tiễn cho thấy, các công chứng viên hợp danh tự nguyện xác lập văn bản thỏa thuận và xem văn bản này là “Điều lệ” của Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, văn bản thỏa thuận mà được gọi là “Điều lệ” này của các công chứng viên hợp danh Văn phòng công chứng không được cơ quan nhà nước xem xét tính hợp pháp theo tiêu chí phải có của một Điều lệ.

1.4 Công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng

Khoản 1 Điều 44 Luật Công chứng quy định: “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này”[7]. Khoản 2 Điều 44 Luật quy định: “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”[8].

Căn cứ theo quy định trên, về nguyên tắc, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở nếu người yêu cầu công chứng thuộc trường hợp là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù và trường hợp “có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng” cũng được Luật cho phép công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể trường hợp nào được xem là “có lý do chính đáng khác”. Điều này gây ra nhiều khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức hành hành nghề công chứng trong hoạt động công chứng.

1.5 Tên gọi và thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng

Tên gọi Văn phòng công chứng

Khoản 3 Điều 22 Luật quy định: “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc”. Theo chúng tôi, quy định này chưa phù hợp, không có nhiều ý nghĩa. Bên cạnh đó, một khi xem Văn phòng công chứng hoạt động như công ty hợp danh[9] và chịu sự điều chỉnh của Luật Công chứng và pháp luật về doanh nghiệp[10] thì quy định này hoàn toàn không thống nhất với khoản 1, 2 Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Cụ thể, khoản 1, 2 Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “a) Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân; b) Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, vănphòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành”.

Điều 39 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định về tên doanh nghiệp chỉ bị cấm trong những trường hợp sau đây:

1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 42 của Luật này.

Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội,tổ chứcxã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc[11].

Như vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2014 không quy định tên công ty hợp danh phải gắn liền với tên của giám đốc hoặc thành viên hợp danh khác của công ty. Do đó, đây là sự bất cập của Luật Công chứng.

Trường hợp thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng

Khoản 2 Điều 79 Luật Công chứng quy định “trường hợp thay đổi một trong các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 24 của Luật này thì phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 22 của Luật này”. Khoản 2 Điều 24 Luật Công chứng quy định “Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do”. Trường hợp tên gọi của Văn phòng công chứng thay đổi do Văn phòng tự đề nghị thay đổi hoặc Văn phòng công chứng phải đổi tên khi thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng thì không cần phải bàn, nhưng trường hợp thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng thì phải thay đổi tên gọi là không hoàn toàn hợp lý. Mỗi Văn phòng công chứng trong quá trình hoạt động của mình thì luôn gắn liền với thương hiệu, uy tín khi thực hiện công chứng các giao dịch dân sự cho các tổ chức, cá nhân. Do đó, việc thay đổi tên sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Văn phòng công chứng, cụ thể số lượng hồ sơ giao dịch dân sự sẽ giảm do không phải người yêu cầu công chứng nào cũng biết thông tin rằng Văn phòng công chứng với tên gọi mới cũng chính là Văn phòng công chứng cũ mà trước đây mình thường đến để yêu cầu công chứng. Mặt khác, quy định này sẽ vô hình trung tạo thêm những thủ tục hành chính mới và gây khó khăn cho Văn phòng công chứng sau khi bị thay đổi tên gọi như thủ tục đề nghị cấp con dấu cho tên gọi mới, thủ tục kê khai thuế; hoặc thủ tục thay đổi giấy đăng ký hoạt động….

2. Một số kiến nghị hoàn thiện Luật Công chứng

2.1 Về khái niệm văn bản công chứng

Để đảm bảo sự tương thích giữa Luật Công chứng với BLDS 2015, nội hàm khái niệm văn bản công chứng trong Luật Công chứng cần được sửa lại theo hướng sau: Văn bản công chứng bao gồm giao dịch dân sự và bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng.

2.2 Tên gọi và thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng

Tên gọi Văn phòng công chứng

Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng quy định: “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận” là hoàn toàn không thống nhất với Luật Doanh nghiệp năm 2014. Đặc biệt, khi Luật Công chứng quy định: Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh chịu sự điều chỉnh của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật về doanh nghiệp.

Thay đổi tên gọi Văn phòng công chứng

Luật Công chứng chỉ nên quy định việc thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng thực hiện khi có yêu cầu của Văn phòng công chứng và thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng, còn trong trường hợp có sự thay đổi trụ sở thì không nên quy định phải thay đổi tên gọi Văn phòng công chứng.

2.3 Sửa đổi quy định về người làm chứng trong khoản 2 Điều 47 Luật Công chứng

Để bảo đảm sự tương thích với quy định của BLDS 2015, việc quy định về người làm chứng trong Luật Công chứng cần sửa đổi theo hướng sau:

Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; không phải là người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.

2.4 Công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng

Để đảm bảo sự chặt chẽ trong quy định của pháp luật và cũng như để được hiểu, áp dụng thống nhất, Bộ Tư pháp cần có văn bản hướng dẫn về trường hợp “lý do chính đáng khác” bởi 02 lý do sau:

Thứ nhất, tránh trường hợp đánh giá theo ý chí chủ quan từ phía chủ thể áp dụng pháp luật.

Thứ hai, hạn chế việc lạm dụng “lý do chính đáng khác” có thể dẫn đến việc cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở.

2.5 Quy định về chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng

Theo chúng tôi, khi Luật Công chứng đã quy định Văn phòng công chứng hoạt động như loại hình công ty hợp danh thuộc đối tượng điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp thì Văn phòng công chứng cần thiết phải có “Điều lệ”. “Điều lệ” ở đây là văn bản thỏa thuận giữa các thành viên là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng, trong đó nội dung thỏa thuận buộc phải có là trường hợp chấm dứt tư cách thành viên của công chứng viên hợp danh và “Điều lệ” này phải được cơ quan nhà nước thẩm định, xem xét (cụ thể là giao trách nhiệm cho Sở Tư pháp kiểm tra “Điều lệ” nhằm đảm bảo nội dung của sự thỏa thuận này không trái với pháp luật, trái với đạo đức xã hội). Mặt khác, đây cũng là cách nhằm tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng ở mỗi địa phương. Ngoài ra, nếu có tranh chấp về quyền và nghĩa vụ giữa các công chứng viên hợp danh thì “Điều lệ” của Văn phòng công chứng được xem nguồn chứng cứ quan trọng để Tòa án xem xét giải quyết khi có tranh chấp xảy ra về quyền và nghĩa vụ giữa các công chứng viên hợp danh./.

Nguyễn Khắc Cường, ThS., Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng.

Bài viết được đăng trên Tạp chí Nghiên cứu lập pháp số 8, kỳ 2 tháng 4/2018

---

[1] Điều 22 BLDS 2015.

[2] Điều 24 BLDS 2015.

[3] Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014.

[4] Khoản 1 Điều 27 Luật Công chứng năm 2014.

[5] Khoản 1 Điều 180 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[6] Điều 21 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[7] Khoản 1 Điều 44 Luật Công chứng năm 2014.

[8] Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng năm 2014.

[9] Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014.

[10] Khoản 1 Điều 27 Luật Công chứng năm 2014.

[11] Điều 39 Luật Doanh nghiệp năm 2014.