Cách ký tên, đóng dấu văn bản theo đúng chuẩn của người học luật

Trong thực tiễn một số trường hợp các thủ tục hành chính hoặc các giao dịch không thực hiện được bởi việc ký tên, đóng dấu sai thể thức, không đúng với quy định của pháp luật, để tránh trường hợp này mọi người cần lưu ý một số vấn đề sau đây.

Những nội dung liên quan:

Chữ ký của người có thẩm quyền

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

TM. UBND

CHỦ TỊCH UBND

– Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

– Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.

TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Hoặc

TUQ. HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN

Cách ký tên đúng luật

– Chữ ký phải có sự thống nhất để phòng trường hợp cần có sự đối chứng, một số trường hợp đăng ký chữ ký thì phải ký tên giống với chữ ký đã đăng ký;

– Ký tên trên văn bản không đựơc dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Một số loại chữ ký thông dụng

– Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Chữ ký này cho mọi người biết văn bản được ký đã có sự kiểm tra, rà soát.

– Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hơp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Các hình thức đóng dấu

– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký.

– Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị.

– Đóng dấu giáp lai: bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của văn bản tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu.

Lưu ý khi đóng dấu văn bản

– Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

>>> Xem thêm: Cách soạn thảo văn bản hành chính “đúng chuẩn” pháp luật