Các bước nghiên cứu, xây dựng hồ sơ kiểm sát phúc thẩm dân sự

Án dân sự luôn chiếm tỉ lệ cao trong các loại án và rất nhiều vụ việc có tính chất phức tạp đến đặc biệt phức tạp nên việc nghiên cứu, xây dựng hồ sơ kiểm sát đối với loại án này phải bảo đảm tính khoa học theo từng nhóm vấn đề, theo phạm vi kháng cáo, kháng nghị.

Việc quan trọng khi xây dựng hồ sơ kiểm sát phúc thẩm là người xây dựng hồ sơ cần nghiên cứu nắm chắc những văn bản quy phạm của ngành về việc lập hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự (hiện nay vẫn thực hiện theo Quy chế công tác kiểm sát giải quyết vụ việc dân sự ban hành kèm theo Quyết định số 567/QĐ– VKSTC ngày 08/10/2012 của VKSND tối cao, Hướng dẫn số 27/HD-VKSTC-V5 ngày 22/5/2014 của Vụ Kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự, hôn nhân gia đình (Vụ 9).

Nghiên cứu, xây dựng hồ sơ kiểm sát theo các bước sau:

– Bước 1: Trích cứu hồ sơ, dự thảo những văn bản cần thiết

Ngay khi tiếp cận hồ sơ chính do Tòa án chuyển sang, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên được phân công nghiên cứu, kiểm sát phải vận dụng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ đọc thật kỹ đơn kháng cáo, kháng nghị phúc thẩm (nếu có) để xác định tính hợp pháp, nội dung của kháng cáo, kháng nghị để định hướng cho việc trích cứu tài liệu, lập hồ sơ kiểm sát.

Đầu tiên, cần trích tóm tắt loại vụ việc, quan hệ pháp luật tranh chấp, đương sự, kết quả giải quyết của cấp sơ thẩm, kháng cáo, kháng nghị phúc thẩm và quá trình thụ lý phúc thẩm để có cái nhìn tổng quát về hồ sơ vụ án.

Tiếp đến đi sâu vào trích hồ sơ theo 4 loại: Nguyên đơn; bị đơn; người có quyền và nghĩa vụ liên quan; ý kiến khác của người làm chứng, cơ quan tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc trích nên thể hiện một bên là ý kiến, lời trình bày của đương sự, cột bên kia là chứng cứ chứng minh và nêu bút lục kèm theo. Khi trích cứu phải trích đầy đủ những nội dung chủ yếu, cần thiết, có thể trích tóm tắt hoặc trích nguyên văn nhưng phải đảm bảo đủ ý và phải bảo đảm tính trung thực, khách quan. Những nội dung trích quan trọng, cần phải đánh dấu (in đậm hoặc gạch chân…). Việc trích cứu trong điều kiện hiện nay cần được trích bằng dữ liệu word (sau đó in ra) để thể hiện rõ ràng, dễ theo dõi và còn tận dụng dữ liệu này làm báo cáo duyệt án và bài phát biểu…

Việc trích hồ sơ sẽ giúp cho người lập hồ sơ kiểm sát có khả năng tổng hợp, phân tích đánh giá cụ thể từng loại chứng cứ để từ đó phát triển thành mức độ khái quát, dự thảo báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ và phục vụ cho những công việc phải làm: Xây dựng bài phát biểu của Kiểm sát viên (KSV) tại phiên tòa, phiên họp, báo cáo duyệt án, báo cáo kết quả xét xử, thông báo rút kinh nghiệm, kiến nghị vi phạm (nếu có), ý kiến của Lãnh đạo Viện, dự kiến các nội dung cần hỏi tại phiên tòa, lập mục lục hồ sơ vụ án…

– Bước 2: Sao chụp tài liệu, chứng cứ cần thiết để xây dựng hồ sơ kiểm sát

Việc trích cứu hồ sơ kiểm sát là để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết án, tránh sao chụp quá nhiều tài liệu, chứng cứ. Song thông thường chỉ trích cứu những nội dung cơ bản, không trích cứu hết được toàn thể tài liệu, chứng cứ (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không thể trích cứu toàn bộ được) và còn liên quan đến việc nghiên cứu đánh giá chứng cứ có thể có sự khác nhau giữa người xây dựng hồ sơ kiểm sát và KSV tham gia xét xử, nên cần phải sao chụp những loại tài liệu, chứng cứ cần thiết kèm theo.

Thông thường hồ sơ chính vụ án phúc thẩm dân sự do Tòa án lập có những tài liệu, chứng cứ được sắp xếp theo thứ tự thời gian, không theo từng đối tượng và nhiều tài liệu trùng hợp (chủ yếu do đương sự gửi nhiều lần kèm theo đơn trình bày), trong khi đó, hồ sơ kiểm sát phải được sắp xếp theo những tiêu chí khác (sẽ nêu ở phần bố cục) nên trước tiên chúng ta phải rút những tài liệu, chứng cứ cần thiết để photo đưa vào hồ sơ kiểm sát theo từng nhóm như sau:

• Nhóm 1: Di chúc, giấy thoả thuận, hợp đồng, giấy vay mượn tài sản, biên bản đối chiếu công nợ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, bản vẽ, sơ đồ.
• Nhóm 2: Các tài liệu giám định, định giá, xem xét thẩm định tại chỗ, đối chất, lời khai, tường trình của đương sự.
• Nhóm 3: Biên bản phiên toà, phiên họp sơ thẩm, phát biểu của Kiểm sát viên cấp sơ thẩm (nếu có).
• Nhóm 4: Bản án, quyết định sơ thẩm (trường hợp vụ án bị hủy giải quyết lại, thì phải có quyết định kháng nghị, bản án, quyết định đã hủy bản án, quyết định sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm trước đó).
• Nhóm 5: Kháng cáo, kháng cáo bổ sung, kháng nghị, kháng nghị bổ sung. Thông báo kháng cáo, kháng nghị.

Những tài liệu, chứng cứ thật sự cần thiết khác.

Lưu ý đối với loại chứng cứ điện tử như tập tin ghi âm, ghi hình, hình ảnh… thể hiện dưới dạng file mềm (ghi âm, ghi hình) cũng xuất hiện ngày càng nhiều hiện nay nên cần chú ý sao chép lưu trữ trong máy tính, chỉ in ra giấy (hình ảnh) hoặc lưu trữ bằng USB hoặc đĩa DVD để đưa vào hồ sơ kiểm sát khi thật sự cần thiết.

– Bước 3: Bố cục, thứ tự sắp xếp hồ sơ

Trên cơ sở những tài liệu, chứng cứ được sao chụp hoặc được cung cấp, người xây dựng hồ sơ phải thiết lập bìa hồ sơ theo mẫu chung của toàn ngành, trong đó sắp xếp tài liệu, chứng cứ sao cho phục vụ tốt việc tham gia phiên tòa, theo từng đương sự, Tòa án, cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan (như UBND, cơ quan giám định…) và được đánh số bút lục. Thứ tự cụ thể như sau:

• Tệp 1: Dự thảo phát biểu của KSV, bản trích cứu hồ sơ, dự kiến những câu hỏi cần làm rõ tại phiên tòa, bút ký phiên tòa (loại tài liệu này phải để lên trên cùng để khi tham gia phiên tòa mở hồ sơ ra là có ngay, để chủ động kiểm sát tại phiên tòa và phát biểu quan điểm).
• Tệp 2: Thông báo kháng cáo, kháng nghị và thay đổi, bổ sung, rút kháng cáo, kháng nghị (nếu có). Đơn kháng cáo, kháng nghị, thay đổi, bổ sung, rút kháng cáo, kháng nghị phúc thẩm (nếu có). Loại tài liệu này cũng cần được xếp ngay tiếp theo để kiểm tra nội dung kháng cáo, kháng nghị được trình bày sau khi kết thúc thủ tục bắt đầu phiên tòa phúc thẩm.
• Tệp 3: Bản án, quyết định sơ thẩm, biên bản phiên tòa, phát biểu của KSV tại phiên tòa sơ thẩm (nếu có), biên bản nghị án sơ thẩm (nếu thấy nội dung khác với bản án, quyết định sơ thẩm).
• Tệp 4: Các tài liệu, chứng cứ do nguyên đơn cung cấp và làm việc với Toà án.
• Tệp 5: Các tài liệu, chứng cứ do bị đơn cung cấp và làm việc với Toà án.
• Tệp 6: Các tài liệu, chứng cứ do người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan cung cấp và làm việc với Toà án.
• Tệp 7: Các tài liệu, chứng cứ do Tòa án tiến hành hoặc thu thập (như biên bản hòa giải, biên bản xác minh…).
• Tệp 8: Các tài liệu giám định, định giá tài sản.
• Tệp 9: Các tài liệu, chứng cứ do cá nhân, cơ quan, tổ chức khác cung cấp.
• Tệp 10: Những tài liệu, chứng cứ cần thiết khác.
• Tệp 11: Bản thống kê tài liệu trong hồ sơ chính và thống kê tài liệu hồ sơ kiểm sát và ký tên người lập.
• Hồ sơ kiểm sát nêu trên thường do công chức nghiệp vụ lập xong chuyển cho KSV tham gia phiên tòa tiếp nhận tiếp tục bổ sung các tài liệu, chứng cứ theo thứ tự:
• Tệp 12: Những tài liệu, chứng cứ bổ sung (nếu có), thực tế thường phát sinh gần ngày xét xử hoặc tại phiên tòa, như văn bản ủy quyền, đơn xin xét xử vắng mặt, đơn xin hoãn phiên tòa, chứng cứ mới…
• Tệp 13: Báo cáo duyệt án do KSV tham gia xét xử báo cáo Lãnh đạo viện.
• Tệp 14: Ghi chép diễn biến phiên toà phúc thẩm. Lưu ý những lần hoãn xét xử theo tố tụng cũng phải được thể hiện rõ lý do, căn cứ, hoãn lần thứ mấy để làm cơ sở cho lần tiếp theo KSV tham gia phiên tòa phát biểu về tố tụng. Phát biểu của KSV (bản được hoàn thiện có đóng dấu đỏ ban hành chính thức). Báo cáo kết quả xét xử phúc thẩm.
• Tệp 15: Bản án, quyết định phúc thẩm; Phiếu kiểm sát bản án, quyết định phúc thẩm.
• Tệp 16: Báo cáo đề nghị Viện kiểm sát cấp trên kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm hoặc kiến nghị khắc phục, thông báo rút kinh nghiệm (nếu có).

Một số kinh nghiệm của đơn vị về xây dựng hồ sơ kiểm sát

Đối với đơn vị VKSND cấp cao tại Đà Nẵng chúng tôi (tiền thân là Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại Đà Nẵng) từ trước đến nay đã rất quan tâm đến việc nâng cao chất lượng hồ sơ kiểm sát, nên đã ban hành nhiều văn bản quy định chi tiết về việc xây dựng hồ sơ kiểm sát áp dụng trong đơn vị: Trước hết là Quy định số 446/QĐ-VPT2 ngày 18/11/2011 của Viện trưởng Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại Đà Nẵng về việc lập hồ sơ kiểm sát giải quyết án dân sự, hành chính phúc thẩm góp phần rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác kiểm sát giải quyết án dân sự, hành chính giai đoạn phúc thẩm nói chung.

Sau đó, trước yêu cầu nhiệm vụ mới của việc thành lập mô hình Viện kiểm sát nhân dân cấp cao và trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm công tác và để triển khai cụ thể các văn bản của ngành về lập hồ sơ kiểm sát án dân sự, Viện trưởng VKSND cấp cao tại Đà Nẵng đã ban hành Quy định số 264/QĐ-VC2 ngày 23/2/2016 về lập hồ sơ kiểm sát giải quyết án án dân sự, hành chính (gọi tắt là Quy định 264) thay thế Quy định số 446/QĐ-VPT2 ngày 18/11/2011 nêu trên. Quy định 264 này được ví như cẩm nang cho mỗi công chức nghiệp vụ của đơn vị, nó hướng dẫn rất chi tiết những kỹ năng nghiên cứu xây dựng hồ sơ kiểm sát giải quyết án dân sự, bố cục trình tự sắp xếp, xây dựng hồ sơ kiểm sát…; bên cạnh đó, đơn vị còn ban hành thêm nhiều biểu mẫu kèm theo Quy định số 264, như mẫu tóm tắt hồ sơ phúc thẩm, mẫu trích cứu hồ sơ (gồm 2 cột mục phần trình bày, phần chứng cứ chứng minh đối với từng đương sự), mẫu báo cáo duyệt án, mẫu phát biểu của KSV tại phiên tòa… Những mẫu này rất tiện cho việc trích cứu kỹ hồ sơ, xây dựng báo cáo và phát biểu quan điểm tại phiên tòa. Qua đó bảo đảm cơ sở khoa học và tính thống nhất trong việc lập hồ sơ vụ án dân sự phúc thẩm.

(Trích bài viết “Kỹ năng nghiên cứu, xây dựng hồ sơ kiểm sát” của tác giả Thái Văn Đoàn – Phó Viện trưởng VKSND cấp cao tại Đà Nẵng, TCKS số: 22/2016)