Những quy tắc luật sư cần lưu ý khi thực hiện vụ việc của khách hàng

Những điều luật sư cần lưu ý khi thực hiện vụ việc của khách hàng. Đây là nội dung được đề cập ở Quy tắc 12 trong Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam do Hội đồng Luật sư toàn quốc ban hành.

…

Những nội dung liên quan:

• Những quy tắc luật sư cần lưu ý khi từ chối tiếp tục thực hiện vụ việc của khách hàng
• 05 quy tắc luật sư cần lưu ý khi tiếp nhận vụ việc của khách hàng
• Những trường hợp luật sư phải từ chối khi tiếp nhận vụ việc của khách hàng
• Những việc luật sư không được làm trong quan hệ với khách hàng

..

* Quy tắc 12.1: luật sư chủ động, tích cực giải quyết vụ việc của khách hàng và thông báo tiến trình giải quyết vụ việc để khách hàng biết.

Khi luật sư đã tiếp nhận vụ việc của khách hàng, bổn phận đạo đức và trách nhiệm của luật sư là phải dự kiến lộ trình, thời gian giải quyết vụ việc, tận tâm, làm hết sức mình trong khả năng và trình độ chuyên môn để hỗ trợ, bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp cho khách hàng. Nhiều Tổ chức hành nghề luật sư xây dựng các tiêu chí xác định lộ trình, thời gian, cách thức thông báo cho khách hàng biết tiến độ giải quyết vụ việc. Có nhiều cách để thông báo, trực tiếp gặp khách hàng, thông báo qua thư điện tử, điện thoại, mạng Zalo, Viber hoặc các phương thức khác. Đối với khách hàng, việc thông báo đầy đủ và kịp thời có ý nghĩa quan trọng, thể hiện không chỉ trách nhiệm của luật sư, mà còn tạo dựng sự kết nối thường xuyên, tạo niềm tin cho khách hàng. Nếu không thực hiện đầy đủ các nội dung trong quy tắc này, khách hàng có thể phàn nàn, thậm chí khiếu nại về trách nhiệm, sự tận tâm của luật sư, là cơ sở tiềm ẩn những phát sinh tranh chấp với khách hàng sau này.

* Quy tắc 12.2: luật sư nhận và có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, hồ sơ mà khách hàng giao cho mình theo quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận với khách hàng.

Trong quá trình tiếp nhận và thực hiện yêu cầu của khách hàng, luật sư và tổ chức hành nghề thường tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ mà khách hàng giao cho mình theo quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận với khách hàng. Đối với một số Tổ chức hành nghề luật sư có uy tín, họ thường xây dựng các quy chế nội bộ về cách thức lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của khách hàng theo từng file riêng, được sắp xếp, phân loại theo phạm vi cung cấp dịch vụ pháp lý hoặc theo thời gian. Qua khảo sát tại một số nước có nghề luật phát triển, tại các tổ chức hành nghề luật danh tiếng, họ không chỉ lưu giữ, xử lý hồ sơ, tài liệu của khách hàng một cách chuyên nghiệp, mà còn có biện pháp bảo quản nhằm chống mối mọt, phòng chống cháy nổ (bằng những két sắt, tủ đựng hồ sơ chuyên biệt). Luật sư đặc biệt cần chú ý đến việc bảo quản, lưu giữ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến sở hữu tài sản (bản chính) hoặc chứng từ có giá khác và truyền đạt quy tắc này đến toàn thể nhân viên trong tổ chức hành nghề của mình.

Ví dụ 15: Tình huống bất ngờ và may mắn của luật sư?

Cách đây gần 20 năm, một luật sư nhận trách nhiệm bào chữa cho một khách hàng là cổ đông sáng lập của một Ngân hàng thương mại cổ phần trong vụ án hình sự. Khoảng 10 năm sau khi hoàn thành trách nhiệm bào chữa, khách hàng quay trở lại Văn phòng luật sư, hỏi luật sư còn lưu giữ bản chính của thỏa thuận góp vốn thành lập ngân hàng của khách hàng không? luật sư bỗng giật mình, lo lắng không biết hồ sơ của khách hàng còn lưu trữ đầy đủ không và thật sự không nhớ mình có giữ bản chính thỏa thuận góp vốn của khách hàng không?

Sau khi tra cứu danh mục hồ sơ lưu trữ, may mắn luật sư tìm lại được hồ sơ của khách hàng, trong đó có một tài liệu rất quan trọng thể hiện luật sư có nhận bản chính thỏa thuận góp vốn của khách hàng, nhưng sau đó theo yêu cầu của Tòa án, luật sư đã nộp bản chính này cho Thư ký Tòa án, có lập biên nhận. Dựa vào thông tin này, luật sư đã liên hệ Tòa án nhưng gặp trở ngại là hồ sơ của Tòa có thể không còn lưu do đã quá thời hạn lưu trữ quy định. Sau khi làm đơn đề nghị sao lục, kèm theo biên nhận của Tòa án, một lần nữa, may mắn là Tòa án đã tìm ra hồ sơ và bản chính của thỏa thuận góp vốn nói trên. Sau khi lập biên bản nhận lại bản chính, luật sư giao lại cho khách hàng trong niềm vui ngập tràn, bởi bản thỏa thuận góp vốn này thể hiện khách hàng đã góp 10% vốn thành lập ngân hàng ngay từ đầu, với giá trị hiện nay lên tới gần 500 tỷ đồng.

Điểm cần chú ý là trong mọi trường hợp, để cẩn trọng, Tổ chức hành nghề luật sư nên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để phòng khi xảy ra biến cố, rủi ro (Luật sư mang tài liệu, giấy tờ có giá đi trên đường không may bị cướp giật túi xách hoặc nhân viên bảo quản làm mất hồ sơ, tài liệu của khách hàng).

* Quy tắc 12.3: Khi thực hiện vụ việc, luật sư phải có thái độ ứng xử phù hợp, tránh làm phát sinh tranh chấp với khách hàng. Nếu có bất đồng giữa luật sư và khách hàng hoặc có khiếu nại của khách hàng, luật sư cần có thái độ đúng mực, tôn trọng khách hàng, chủ động thương lượng, hòa giải với khách hàng.

Như cách tiếp cận về bản chất hoạt động của NLuật sư đã nêu, vấn đề vướng mắc với các CQNN hay CQTHTT có thẩm quyền có thể tháo gỡ thông qua hoàn thiện môi trường pháp lý, sửa đổi, bổ sung pháp luật hoặc đề cao nhận thức về vị trí, vai trò của luật sư, nhưng quan hệ với khách hàng chính là mối quan hệ mang tính quyết định đối với sự thành bại trong nghề của mỗi luật sư. Khả năng hay trình độ chuyên môn chỉ là một yếu tố mà khách hàng đánh giá khi đến nhờ luật sư, nhưng ứng xử của luật sư như thế nào và cách thức giải quyết bất đồng, tranh chấp với khách hàng mới là yếu tố quyết định trong việc tạo dựng niềm tin với khách hàng.

Do đối tượng khách hàng rất đa dạng, mỗi người mỗi tâm tính và cách biểu đạt yêu cầu, ứng xử, lại ở trong hoàn cảnh khó khăn, nên điều mà khách hàng cần chính là sự chia sẻ, hiểu biết, đồng cảm của luật sư đối với số phận pháp lý hay quyền lợi hợp pháp mà họ cần được bảo vệ. Đôi khi luật sư không thật sự giúp đỡ được nhiều cho khách hàng do nguyên nhân chủ quan và khách quan, nhưng tấm lòng, sự tận tâm của luật sư sẽ hóa giải những bất đồng, tranh chấp có thể nảy sinh. Tổng kết số liệu khách hàng tố cáo, khiếu nại về ứng xử của luật sư cho thấy, đa phần đều xuất phát từ hành vi ứng xử của luật sư không chỉ trong công việc mà cả trong giao tiếp hay sinh hoạt, đời sống. Việc của khách hàng thì rất gấp gáp, nhưng luật sư vì bận công việc nên theo dõi không sát sao, đã vậy còn thông tin không kịp thời, thiếu sự chú tâm, để ý đến suy nghĩ, tình cảm, yêu cầu của khách hàng. Đó là nguồn cơn phát sinh tranh chấp, đến mức không thể hóa giải được, phải đưa ra pháp luật hay cơ chế xử lý kỷ luật để giải quyết.

Phần lớn nội dung tranh chấp với khách hàng liên quan đến vấn đề thù lao và sự thỏa mãn hay không đối với yêu cầu của khách hàng. Có nhiều trường hợp, khách hàng thanh toán đầy đủ thù lao nhưng luật sư thiếu tận tâm, hoàn thành không đầy đủ trách nhiệm của mình, nên khách hàng đòi lại số tiền đã thanh toán. Có trường hợp luật sư lấy lý do là mình đã thực hiện đầy đủ công việc để không chia sẻ, không chấp nhận trả lại tiền thù lao cho khách hàng, dẫn đến khách hàng rất căng thẳng. Một số vụ tranh chấp đưa ra Hội đồng khen thưởng, kỷ luật của Đoàn luật sư, mặc dù nhận được lời khuyên nên hòa giải, thương lượng hoặc trả lại tiền cho khách hàng nhưng luật sư không chấp nhận, dẫn đến phải đưa vào trình tự xem xét kỷ luật hoặc bị khách hàng tố cáo. Nhiều luật sư đã chọn phương án ứng xử là sau khi trừ một số chi phí tối thiểu hoặc trang trải những công việc đã thực hiện mà khách hàng biết rõ, luật sư sẽ trả lại thù lao còn lại cho khách hàng khi thấy họ không hài lòng với việc cung cấp dịch vụ pháp lý của mình. Chính sự ứng xử chuẩn mực, tôn trọng khách hàng, chủ động thương lượng, hòa giải sẽ càng nâng cao vị thế và giá trị nghề nghiệp của luật sư.

* Quy tắc 12.4: Trong trường hợp đang cùng thực hiện một vụ việc, nếu có sự không thống nhất ý kiến giữa các luật sư có thể gây bất lợi cho khách hàng thì luật sư phải thông báo để khách hàng thực hiện quyền lựa chọn.

Thực tế, diễn giải quy tắc này không đơn giản, vì sự không thống nhất ý kiến giữa các luật sư đang cùng thực hiện một vụ việc cho khách hàng xuất phát từ sự nhận diện, đánh giá khác nhau của mỗi luật sư. Chính sự khác biệt đó có khả năng dẫn đến không có được tiếng nói chung nhằm bảo vệ tốt nhất quyền lợi cho khách hàng, chưa nói đến sự ảnh hưởng trong mối quan hệ giữa các đồng nghiệp.

Ví dụ 16: Giải quyết thế nào khi có sự bất đồng giữa các luật sư về phương án bảo vệ quyền lợi cho khách hàng?

Trong một vụ đại án liên quan đến một Ngân hàng thương mại cổ phần, do hợp đồng chuyển giao quyền và nghĩa vụ giữa 2 nhóm cổ đông có liên quan đến việc đánh giá và giải quyết yêu cầu bảo vệ quyền lợi của nguyên Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng, trong quá trình tham gia tố tụng, giữa các luật sư trong nhóm nảy sinh 02 ý kiến khác nhau: Một ý kiến cho rằng cần xem xét hợp đồng này là vô hiệu, để tìm cách nhận lại số tiền chuyển nhượng cổ phần lên tới gần 4.000 tỷ đồng; một ý kiến khác cho rằng cần đánh giá và bảo vệ quan điểm công nhận giá trị hiệu lực của hợp đồng chuyển nhượng cổ phần, để tính đến phương án nhận lại số tài sản là bất động sản bảo đảm cho khoản tiền chuyển nhượng cổ phần. Ban đầu các ý kiến này gây tranh cãi lớn, quyết định đến phương án bào chữa, bảo vệ quyền lợi của các luật sư. Sau khi thảo luận, các luật sư vào làm việc với bị can là Chủ tịch HĐQT Ngân hàng, khách hàng quyết định lựa chọn phương án tiếp cận coi hợp đồng này là có hiệu lực pháp luật. Trên cơ sở khách hàng lựa chọn, các luật sư đã thống nhất tìm ra được các căn cứ chứng minh hợp đồng có hiệu lực và kết quả đã được các cơ quan tố tụng chấp nhận bằng bản án có hiệu lực, khách hàng đại diện cho nhóm cổ đông đã được nhận lại toàn bộ các bất động sản có giá trị lớn và khách hàng thỏa mãn với kết quả này.