Làm thế nào giao tiếp hiệu quả với khách hàng ngay cả khi bạn mới là thực tập sinh luật?

Luật sư, giống như các chuyên gia khác, được cho là những người giao tiếp rất hiệu quả. Nếu bạn có nguyện vọng hay mong muốn trở thành một chuyên gia, một Luật sư hay chuyên viên pháp chế trong Doanh nghiệp, việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả là điều bạn cần phải học, ngay từ bây giờ!

Tại đây, chúng tôi chỉ rõ cho bạn thấy cách thức giao tiếp và tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả cho bất kì ai muốn làm việc trong môi trường Luật.

Đầu tiên, bạn cần hiểu

Các kỹ năng giao tiếp hiệu với khách hàng bao gồm:

• Làm rõ kỳ vọng cả bằng lời nói và bằng văn bản ngay từ khi mới bắt đầu
• Tiếp tục giữ liên lạc và thông báo tới khách hàng về các vấn đề liên quan đến pháp lý
• Giao tiếp một cách chuyên nghiệp bằng văn bản với khách hàng và các chuyên gia khác

Làm rõ những mong muốn

Thường thì một khách hàng luôn mong muốn câu trả lời cho các câu hỏi sau đây (nó sẽ xuyên suốt từ đầu cho đến cuối, không phải là chia ra thành từng giai đoạn)

• Tôi có sự lựa chọn nào ở đây không?
• Cơ hội của tôi là gì?
• Chi phí sẽ là bao nhiêu?
• Quy trình xử lý sẽ như thế nào?
• Mất khoảng bao lâu?

Bạn cũng như các đồng nghiệp phải hiểu những kết quả mà khách hàng tin rằng có thể được đạt được như kỳ vọng. Tất nhiên nó cũng sẽ đòi hỏi khách hàng cần làm một số yêu cầu phải làm để đảm bảo vấn đề của họ tiến triển như kỳ vọng.

Điều quan trọng là: Chìa khóa cho sự thành công liên tục của mối quan hệ này là thiết lập thông tin liên lạc rõ ràng, thường xuyên cung cấp các cập nhật tiến độ và phản hồi kịp thời.

Bạn đã hiểu qua về những yêu cầu chung của một khách hàng khi đến với công ty của bạn, tiếp theo bạn cần “note” lại ý quan trọng này.

Mục tiêu của giao tiếp với khách hàng thường xuyên trong suốt vấn đề là để đảm bảo khách hàng:

• Nhận được thông tin cần thiết
• Có thể theo dõi và hiểu được tiến trình đang được thực hiện liên quan trực tiếp vấn đề của họ
• Nhận thức và đồng ý với các chi phí liên quan đến các việc sử dụng dịch vụ của họ

Thảo luận trực tiếp để hỗ trợ việc giao tiếp bằng văn bản luôn luôn là quyết định khôn ngoan – đặc biệt đối với những vấn đề phức tạp và quan trọng

Lưu ý: Nhớ rằng khách hàng cũng có thể đưa ra các rào cản đối với giao tiếp hiệu quả

Giữ việc liên lạc và thông báo với khách hàng là điều rất quan trọng, khi bạn hiểu được vấn đề này, bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn trong việc giải quyết công việc và tránh việc nhận những khiếu nại, phàn nà từ khách hàng. Vì ít nhất, việc bạn làm luôn khiến cho khách hàng cảm thấy an tâm.

• Liên lạc thường xuyên với khách hàng – thông báo cho họ về bất kỳ sự tiến triển nào
• Cố gắng hết sức để giải thích mọi thứ một cách rõ ràng. Các điều khoản và quy trình. Tìm kiếm phản hồi chứng tỏ khách hàng đã hiểu các thuật ngữ hoặc quy trình chính.
• Thiết lập các quy tắc quản lý chung để thể hiện sự thống nhất trong mỗi công việc
• Giữ mọi vấn đề của khách hàng bí mật và từ chối tiết lộ nếu nó nằm trong cam kết bảo mật
• Cung cấp một hóa đơn hay một email ghi rõ ràng cho thấy công việc được thực hiện và số tiền được tính theo từng đầu công việc

Giao tiếp hiệu quả cũng liên quan đến việc cân nhắc thứ tự ưu tiênmcông việc của khách hàng. Điều này sẽ giảm thiểu phản hồi không tốt từ khách hàng và những rắc rối có thể xảy ra.

Đừng quên các thông tin cần thiết không bao giờ được phép bị mất, hãy bằng hình thức nào đó (photo, scan..) lưu nó lại.

Giao tiếp bằng văn viết

Giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng quan trọng. Giao tiếp bằng văn bản tốt được công nhận bởi thông điệp và thông tin rõ ràng, có thể kèm theo là các lời kêu gọi hành động. Một phong cách viết rõ ràng về nội dung và khoa học về hình thức nên được sử dụng xuyên suốt trong quá trình giao tiếp với khách hàng.