Cách viết Email chuyên nghiệp người học luật nên biết

Chúng ta có khá nhiều kênh giao tiếp khác nhau như Facebook, Skype, Zalo,… Tuy nhiên, với những thông tin quan trọng thì bắt buộc các bạn phải gửi bằng email. Lý do là để tránh sự thất lạc thông tin và dễ dàng hơn trong việc tra cứu thông tin, mặt khác việc trao đổi thông tin qua email ngày càng phổ biến, điều này dẫn đến những quy định bắt buộc nếu bạn muốn gửi một email được xem là “chuyên nghiệp”.

Theo cá nhân mình đánh giá thì có 5 bước viết email theo chuẩn:

1. Đặt tiêu đề cho email
2. Đính kèm tập tin vào email
3. Trình bày email chuẩn về hình thức lẫn nội dung
4. Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm
5. Nhập địa chỉ người nhận email

Đặt tiêu đề cho email (bắt buộc)

Khi viết email khá nhiều người hay bỏ qua bước đặt tiêu đề nhưng đây là một bước cực kì quan trọng, nó thể hiện sự tôn trọng người nhận, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.

Thêm nữa, nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng do cơ chế tự lọc email không có tiêu đề.

Chú ý khi viết tiêu đề cho một email:

Chú ý với tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó. Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề email. Tiêu đề email phải rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.

Cụ thể cú pháp như sau: [Tình trạng] Tiêu đề email

Ví dụ: [Quan trọng]_Chiến lược kinh doanh năm 2018

Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

Đính kèm tập tin vào email

Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …

Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar đẻ giảm dung lượng file cũng như tập hợp các file lẻ lại để người nhận tải về dễ dàng hơn. Ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.

Viết nội dung email theo chuẩn

Yếu tố đầu tiên cần chú ý trong một email chuẩn là cần phải đảm bảo các yếu tố như cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên.

Khi soạn email theo chuẩn, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết email và soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

Sử dụng đúng ngữ pháp tiếng việt về dấu câu và câu cú.
Chia đoạn nếu viết dài (nên chia đoạn theo luận điểm giúp người đọc email dễ nắm bắt thông tin hơn). Trong một đoạn trình bày email tối đa là 4 dòng, không nên vượt ngưỡng này vì trông sẽ khá rối mắt cho người nhận email.
Tốt nhất nên soạn nội dung trong word rồi copy sang email vì ta có thể canh lề lại bố cục cũng như highlight những gì ta muốn nhấn mạnh.

Nội dung của một email chuẩn

Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn tiếp theo sẽ là những phần cần có trong nội dung email.

Phần chào hỏi: Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:

Kính gửi,…
Thân gửi anh/chị/đơn vị,…

Phần nội dung: Trong nội dung thông tin trong email, bạn cần chú ý sau:

Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.

Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng như:

Trân trọng, thân mến ….
Xin cảm ơn và chúc anh/ chị/ đơn vị, …
Mong chờ hồi âm của anh/chị/đơn vị,…

Phần chữ ký email: Đây là phần tương đối quan trọng trong email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận email có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ…Một số ứng dụng bạn có thể tham khảo đối với việc tạo một chữ ký email, cụ thể như: Email signature,…

Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm, vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email cùng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhỏ khi tới tay người nhận.

Nguồn: NCPhong / Lawnet.vn